Viele Menschen träumen davon, ein Kleinunternehmen zu gründen und den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen. Doch der Traum, sein eigener Boss zu sein und ein eigenes Unternehmen zu gründen, kommt auch mit vielen Regeln und Verpflichtungen, über die du dir bewusst sein musst. Eine dieser Pflichten ist die Buchhaltung. Doch wie sieht die Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen eigentlich aus und ist sie überhaupt Pflicht?
Wir zeigen dir in diesem Beitrag, welche Besonderheiten du als Kleinunternehmer:in bei der Buchhaltung beachten musst, welche Aufgaben dich erwarten und geben Tipps, die dir bei der Buchhaltung helfen können.
Wer gilt als Kleinunternehmer:in?
Als Kleinunternehmer:in gilt, wer folgenden Umsatzgrenzen nicht überschreitet und somit nicht der Regelbesteuerung unterliegt:
- Maximal 22.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr
- Voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € Gesamtumsatz im aktuellen Kalenderjahr
Inhaltsverzeichnis
- Besonderheiten bei der Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen
- Ist die Buchführung für Kleinunternehmer:innen Pflicht?
- Ab wann ist die Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen verpflichtend?
- Welche Steuern müssen Kleinunternehmer:innen zahlen?
- Diese Aufgaben erwarten dich
- Diese Aufgaben entfallen
- Buchhaltung selbst machen: Vor- und Nachteile
- 5 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer:in
Besonderheiten bei der Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen
Als Kleinunternehmer:in musst du dich als solche:r zuvor beim zuständigen Finanzamt anmelden. Denn wo Gewerbetreibende bei der Gründung automatisch vom Finanzamt kontaktiert werden und zur Ausfüllung eines Fragebogens aufgefordert werden, musst du dich als Kleinunternehmer:in selbstständig um diese Angelegenheiten kümmern und dich ordnungsgemäß anmelden.
Eine besondere Regelung gibt es bei der Ablehnung der Kleinunternehmerregelung zu beachten. Hast du diese nämlich einmal abgelehnt, obwohl du alle Kriterien erfüllst, bindest du dich für die nächsten 5 Jahre an diese Entscheidung. Erst nach Ablauf dieser Zeit kannst du den Status als Kleinunternehmer:in beantragen und somit von steuerlichen Entlastungen profitieren.
Ist die Buchführung für Kleinunternehmer:innen Pflicht?
Wenn du als Kleinunternehmer:in nicht im Handelsregister eingetragen bist, unterliegst du nicht der Buchführungspflicht und die Buchhaltung bleibt freiwillig. Jedoch profitierst du von einer freiwilligen Buchhaltung, da du deine Finanzen und Rechnungen und Belege immer geordnet im Blick behältst.
Vor allem bei der Erstellung der jährlichen Einnahmenüberschussrechnung wirst du oder dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin, froh sein wenn alle nötigen Informationen bereits geordnet vorliegen, was den Prozess um einiges erleichtert. Du kannst also durch eine geordnete Buchhaltung sicherstellen, dass du alle nötigen Dokumente zur Hand hast und später alle Angaben korrekt erfasst werden können und zu deinem steuerlichen Vorteil genutzt werden. Auch wenn du zur Buchhaltung nicht verpflichtet bist, bietet sie langfristig doch einige Vorteile.
Ab wann ist die Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen verpflichtend?
Trotzdem gibt es einige Fälle, in denen du als Kleinunternehmer:in zur Buchführung verpflichtet bist, was oftmals von der jeweiligen Rechtsform abhängt. Es gilt:
- Freiberufler:innen und Kleingewerbbetreibende unterliegen der vereinfachten Buchführung und müssen laut UStG eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, in der Einkünfte und Ausgaben miteinander verrechnet werden
- Unterlagen müssen immer aufbewahrt werden. Bei elektronischem Empfang und Versand gelten zusätzlich die Vorgaben der GoBD
- Mit dem Eintrag ins Handelsregister gelten zusätzliche Verpflichtungen wie die doppelte Buchführung, Bilanzerstellung und einiges mehr
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Welche Steuern du als Kleinunternehmer:in zahlen musst, hängt vor allem davon ab, ob du als Freiberufler:in agierst oder ein Kleingewerbe betreibst. Ausnahmslos musst du die Einkommensteuer zahlen.
Für Gewerbetreibende kommen dann eventuell noch Gewerbesteuern hinzu. Da hierbei jedoch der Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 € zum Tragen kommt, ist es sehr unwahrscheinlich, dass du diese Steuern als Kleinunternehmer:in zahlen musst.
Lesetipp: Wir zeigen dir, wie du eine Steuernummer beantragst und was du sonst noch wissen solltest.
Buchhaltung als Kleinunternehmer:in: Diese Aufgaben erwarten dich
Als Kleinunternehmer:in genießt du einige Vorteile in Sachen Buchhaltung, trotzdem wirst du einige Aufgaben nicht umgehen können. Hier die wichtigsten Aufgaben:
Rechnungserstellung
Die Erstellung von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens und hält fest, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft wurde. Auch als Kleinunternehmer:in kannst du das Schreiben von Rechnungen nicht umgehen, jedoch gibt es einige Besonderheiten, die du beachten solltest:
- Die Rechnungserstellung erfolgt ohne Umsatzsteuer
- Auf die in Anspruch genommene Kleinunternehmerregelung muss hingewiesen werden
Einnahmenüberschussrechnung
Da du auch als Kleinunternehmer:in einer vereinfachten Buchführung unterliegst, musst du nach UStG eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, in der am Ende eines Jahres Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnet werden. Du kannst diese Aufgabe selbst übernehmen oder einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin beauftragen.
Steuererklärung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchhaltung ist die Steuererklärung, die du beim Finanzamt auch als Kleinunternehmer:in einreichen musst. Hierbei gibt es einige Anlagen, die dir zur Verfügung gestellt werden, die du dann ausfüllen musst. Es ist wichtig, dass du die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung einhältst, denn sonst unterliegst auch du automatisch der Regelbesteuerung, den verbundenen Umsatzsteuern und anderen Pflichten.
Lesetipp: Das solltest du beachten, wenn du über einen Kredit für Kleinunternehmer:innen nachdenkst.
Kasse führen
Du bist als Kleinunternehmer:in grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Jedoch lohnt es sich, vor allem wenn dein Unternehmen viele Bargeschäfte tätigt, ein Kassenbuch zu führen, um alle Einnahmen und Ausgaben dokumentieren zu können und den Überblick zu behalten.
Du kannst hier frei wählen, wie du dein Kassenbuch führen möchtest: handschriftlich, mithilfe einer Excel-Tabelle oder mit einem speziellen Tool.
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Diese Aufgaben entfallen
Als Kleinunternehmer:in profitierst du von einigen Vorteilen, da dir zahlreiche Aufgaben erleichtert werden beziehungsweise einige Verpflichtungen gleich komplett entfallen. Die wesentlichen Vorteile sind:
- Für Kleinunternehmer:innen ist keine doppelte kaufmännische Buchhaltung nötig
- Bilanzerstellung sowie die monatliche oder vierteljährige Umsatzsteuervoranmeldung entfallen
Sei dir jedoch bewusst, dass dies von deiner Rechtsform abhängig ist. Wenn du dich beispielsweise dazu entscheidest, als Kleinunternehmer:in eine GmbH zu betreiben, gelten andere Regelungen und Pflichten.
Lesetipp: Du möchtest eine GmbH gründen? Wir zeigen wichtige Schritte, Kosten und Voraussetzungen.
Buchhaltung selbst machen: Vor- und Nachteile
Du musst dich entscheiden, ob du die Buchhaltung und die anfallenden Aufgaben selbst erledigst, was mit einigen Vor- aber auch Nachteilen verbunden ist.
Der wohl größte Vorteil besteht zweifelsfrei in den Kosten. Wenn du die Buchhaltung selbst übernimmst, kannst du einiges an unnötigen Kosten einsparen. Zudem bleibst du unabhängig von Dritten, die du für die Buchhaltung beauftragen musst.
Zu den Nachteilen zählt unter anderem der hohe Zeitaufwand. Insbesondere, wenn du noch keine oder wenig Erfahrung in Sachen Buchhaltung gemacht hast, kann dieser Prozess sehr zeitaufwendig und nervenaufreibend werden. Zudem bist du auf gewisse Vorkenntnisse in Sachen Steuern und Buchhaltung angewiesen, sodass du effizient und vor allem korrekt arbeiten kannst, denn als Anfänger:in ohne jegliches Wissen wirst du selbst nach einer detaillierten Recherche anfälliger für Fehler sein.
Jedoch kannst du mithilfe von geeigneten Tools, wie beispielsweise zur Erstellung von Rechnungen oder geeigneter Buchhaltungstools, deine Buchhaltung auch selbst effizient betreiben.
Lesetipp: In diesem Beitrag haben wir alle Möglichkeiten für einen Unternehmenskredit zusammengefasst.
5 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer:in
Auch wenn du als Kleinunternehmer:in nicht unter alle Verpflichtungen fällst und deine Aufgaben deutlich vereinfacht sind, lohnt es sich trotzdem, dich um eine geordnete Buchhaltung zu bemühen. Hier sind einige Tipps, die dir bei der Umsetzung helfen.
1. Belege aufbewahren
Die Aufbewahrung deiner Belege hilft dir nicht nur, den Überblick zu bewahren; du bist als Kleinunternehmer:in sogar dazu verpflichtet, einige Belege über mehrere Jahre aufzubewahren, um sie bei einer möglichen Prüfung des Finanzamts vorweisen zu können.
Es bietet sich also an, Belege geordnet aufzubewahren, um Zeit zu sparen und mögliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu umgehen.
Zu den wichtigsten Belegen zählen hier unter anderem:
- Rechnungen, die für Kund:innen erstellt wurden
- Belege über jegliche Unternehmensausgaben
- Kontoauszüge, die Einnahmen und Ausgaben zeigen
- Für das Unternehmen relevante Kreditkartenabrechnungen
- Beleg für Steuervorauszahlungen
2. Steuerberatung in Anspruch nehmen
Es steht dir frei, ob du deine Steuerklärung selbst machen möchtest und kannst, jedoch ist es im Notfall wichtig, eine geeignete Steuerberatung zur Verfügung zu haben. Vor allem, wenn du noch in den Anfängen steckst oder bisher kaum bis gar keinen Kontakt mit Steuererklärungen hattest, empfiehlt es sich, Expert:innen zur Beratung zu kontaktieren. So kannst du sicher gehen, dass du deine steuerlichen Vorteile als Kleinunternehmer:in voll ausschöpfst und keine ungewollten Fehler begehst.
Natürlich solltest du im Laufe der Zeit auch versuchen, selbst einige steuerlichen Grundkenntnisse anzueignen, sodass du in Zukunft eventuell auf die Steuerberatung verzichten oder diese minimieren kannst.
3. Buchhaltungssoftware nutzen
Auch wenn dir als Kleinunternehmer:in in der Regel einige Aufgaben und Pflichten erspart bleiben, wirst du früher oder später trotzdem mit einer Menge Papierkram konfrontiert werden. Nötige Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente häufen sich schnell und können durchaus überwältigend werden. Um nicht im Chaos zu versinken und deine Buchhaltung auch weiterhin effizient betreiben zu können, hilft eine Buchhaltungssoftware. Eine solche Software erspart dir unzählige Ordner und speichert alles an einem zentralen Ort.
4. Geschäftskonto eröffnen
Privatkonto oder Geschäftskonto? Als Kleinunternehmer:in hast du dir sicher bereits die Frage gestellt, wie du deine Finanzen am besten verwaltest. Deine geschäftlichen Finanzen über dein Privatkonto laufen zu lassen hat zwar den Vorteil, dass es grundsätzlich billiger ist, jedoch läufst du Gefahr, den Überblick zu verlieren. Ein Geschäftskonto bietet den Vorteil, dass du Transaktionen nicht zusätzlich filtern musst und zwischen privat und geschäftlich trennen musst und spart dir so eine Menge Zeit.
5. Umsatzgrenze beachten
Vergiss nicht: Die Befreiung von einigen Steuern und Pflichten ist an die Einhaltung der Umsatzgrenze gebunden. Wenn dein Umsatz zu hoch wird, verpflichtest du dich unter anderem zur Regelbesteuerung.
Lesetipp: Du möchtest dein eigenes Unternehmen gründen? Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten du bei der Unternehmensfinanzierung hast.
Fazit
Als Kleinunternehmer:in genießt du in Sachen Buchhaltung einige Vorteile, jedoch kannst du die Buchhaltung trotzdem nicht ganz umgehen. Auch wenn es grundsätzlich keine Pflicht zur Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen gibt, profitierst du schlussendlich von einer freiwilligen Buchführung. Zudem kannst du die Buchhaltung selbst übernehmen oder jemanden beauftragen, der sich gezielt um diese Aufgaben kümmert. Sei dir jedoch bewusst, dass dies mit einigen Kosten verbunden ist, die du umgehen kannst, wenn du das Ganze selbst in die Hand nimmst.
