Guía de contabilidad para pequeños negocios

Al lanzar tu pequeña empresa, necesitarás gestionar la contabilidad que viene de la mano de ser propietario de una tienda. Aunque la contabilidad para negocios pequeños quizá no sea la parte más emocionante de hacer crecer tu negocio, es muy importante empezar con buen pie.

En esta guía, veremos todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad para pequeñas empresas y algunos de los mejores programas de contabilidad para que puedas dar el siguiente paso en tu lista de tareas.

¿Qué es la contabilidad para pequeños negocios?

La contabilidad para pequeños negocios es un conjunto de actividades financieras para el procesamiento, la medición y la comunicación de las finanzas de un negocio. Estas actividades incluyen impuestos, gestión, nómina, adquisición e inventario.

La contabilidad es algo que debes aprender o externalizar cuando gestionas un negocio. Por suerte, puedes aprender a gestionar tus propios libros, y hacerlo tú mismo tiene sus ventajas.

Cómo llevar la contabilidad de tu pequeño negocio

1. Abre una cuenta bancaria para pequeños negocios
2. Desarrolla un sistema de contabilidad para pequeños negocios
3. Registra los gastos de tu pequeño negocio
4. Establece un sistema de nómina para pequeños negocios
5. Investiga los impuestos de importación
6. Determina cómo recibirás los pagos
7. Establece procedimientos de impuestos sobre ventas
8. Determina tus obligaciones fiscales
9. Calcula el margen bruto
10. Solicita financiación para pequeños negocios
11. Encuentra socios contables de alta calidad
12. Reevalúa periódicamente tus métodos

1. Abre una cuenta bancaria para pequeños negocios

Tener una cuenta bancaria individual para tu negocio protege tus activos personales en caso de quiebra, demandas o auditorías. Si quieres conseguir financiación en el futuro, tener unos registros financieros sólidos puede aumentar las probabilidades de aprobación.

Empieza abriendo una cuenta corriente, seguida de cuentas de ahorros que te ayuden a organizar los fondos y planificar para los impuestos. Por ejemplo, puedes abrir una cuenta de ahorros y reservar un porcentaje de cada pago como retención de impuestos para autónomos. Una buena regla general es apartar el 25 % de tus ingresos, aunque las estimaciones para quienes ganan más podrían estar más cerca de un tercio.

A continuación, como nuevo propietario de una pequeña empresa, deberás plantearte pedir una tarjeta de crédito de empresa para empezar a crear crédito. El crédito es importante para asegurar la financiación, y para financiar posibles pedidos de compra grandes en el futuro. Las empresas deben usar una tarjeta de crédito separada para evitar mezclar los activos personales y comerciales.

Dependiendo del tipo de transacciones comerciales que realices, puedes conseguir diferentes beneficios dependiendo de la tarjeta de crédito que utilices. Por ejemplo, si tienes pensado gastar mucho en viajes, una tarjeta de crédito de empresa que ofrezca kilómetros gratis puede ser lo mejor. 

Para abrir una cuenta bancaria de empresa, necesitarás un nombre comercial y puede que necesites estar registrado en tu provincia o comunidad. Consulta con cada banco para averiguar qué documentos se necesitan.

2. Desarrolla un sistema de contabilidad para pequeños negocios

La contabilidad es un proceso de alto nivel que analiza el progreso del negocio y da sentido a los datos que se compilan en los estados financieros. Como nuevo emprendedor, necesitarás decidir cómo vas a gestionar tus libros:

1. Hazlo tú mismo y utiliza software como QuickBooks o Wave. También podrías usar una hoja de cálculo de Excel.
2. Contrata a un contable externo o a tiempo parcial local o basado en la nube.
3. Si tu negocio es lo suficientemente grande, contrata a un contable y/o contador interno.

Con tantas opciones de software de contabilidad de pago y gratuitas, seguro encontrarás una solución de contabilidad que se adapte a las necesidades de tu negocio.

Los propietarios de pequeñas empresas también deben decidir si utilizarán los métodos de contabilidad por caja o por devengo. Veamos la diferencia entre ambos.

• Método de caja: Los ingresos y gastos se reconocen en el momento en que se reciben o se pagan.
• Método de devengo: Los ingresos y gastos se reconocen cuando ocurre la transacción (incluso si el efectivo aún no ha entrado o salido del banco). Esto requiere hacer seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Técnicamente, en España se requiere el uso del método de devengo. Para simplificar las cosas, puedes usar el método de caja durante el año y luego hacer un único ajuste al final del año para contabilizar las cuentas por cobrar y pagar pendientes para fines fiscales.

3. Registra los gastos de tu pequeño negocio

La base de una buena contabilidad es un seguimiento efectivo y preciso de los gastos. Es un paso muy importante que te permite controlar el crecimiento de tu negocio, elaborar estados financieros, llevar un control de los gastos deducibles, preparar declaraciones de impuestos y legitimar tus presentaciones.

Desde el principio, deberás establecer un sistema contable para organizar recibos y otros registros importantes. 

Existen cuatro tipos de recibos a los que debes prestar especial atención:

1. Comidas y entretenimiento. Organizar una reunión de negocios en una cafetería o restaurante es una gran opción; pero asegúrate de documentarlo.
2. Viajes fuera de la ciudad. Tus recibos proporcionan un rastro documental de tus actividades comerciales mientras estás fuera.
3. Gastos relacionados con vehículos. Registra dónde, cuándo y por qué usaste un vehículo de empresa, y luego aplica el porcentaje de uso a los gastos relacionados con el vehículo.
4. Recibos de oficina en casa. Es similar a los gastos de vehículos, necesitas calcular qué porcentaje de tu hogar utiliza tu negocio y luego aplicar ese porcentaje a los gastos relacionados con el hogar.

Crear un negocio desde casa es una manera genial de mantener bajos los costes generales. Puedes deducir la parte de tu hogar que se utiliza para tu negocio, así como tu Internet, teléfono móvil y transporte hacia y desde el trabajo y para diligencias comerciales.

Cualquier gasto que se use parcialmente para uso personal y parcialmente para negocios debe reflejar ese uso mixto. Por ejemplo, si tienes un teléfono, puedes deducir el porcentaje que usas el dispositivo para negocios. El Wi-Fi también puede entrar en esta categoría. Los costes de kilometraje son 100 % deducibles, pero debes asegurarte de conservar todos los recibos y llevar un registro de tus kilómetros de negocios (dónde vas y el propósito del viaje).

4. Establece un sistema de nómina para pequeños negocios

Muchas tiendas en línea comienzan siendo unipersonales. Pero como propietario de una pequeña empresa, llega un momento en que tiene sentido contratar ayuda externa. Para hacerlo, necesitas determinar si esa persona será un empleado o un contratista independiente.

Para los empleados, tendrás que establecer un calendario de nómina y asegurarte de retener los impuestos correctos. Hay muchos servicios y software de contabilidad que pueden ayudarte con esto. Para contratistas independientes, asegúrate de registrar cuánto estás pagando a cada persona.

5. Investiga los impuestos de importación

Dependiendo de tu modelo de negocio, quizá tengas pensado comprar e importar productos de otros países para vender en tu tienda. Al importar productos, probablemente estarás sujeto a impuestos y aranceles, lo cual es importante tener en cuenta si gestionas un negocio de dropshipping.

Si estás importando bienes, un calculador de aranceles puede ayudarte a estimar las tarifas y a planificar los costes.

6. Determina cómo recibirás los pagos

Cuando empieces a tener ventas, necesitarás una forma de aceptar pagos. Si eres un propietario de una tienda en Shopify, puedes usar Shopify Payments para aceptar pedidos con tarjeta de débito o crédito. Esto te ahorra la molestia de tener que configurar una cuenta de comerciante o una pasarela de pago de terceros.

Si usas un procesador de pagos de terceros, las tarifas varían. Algunos procesadores cobran una tasa de intercambio más un recargo, generalmente alrededor del 2,9 %, y 0,30 € por transacción. Otros cobran tarifas fijas por cada transacción, mientras que algunos tienen un modelo de suscripción mensual para tener transacciones financieras ilimitadas.

7. Establece procedimientos de impuestos sobre ventas

El mundo del ecommerce facilita más que nunca vender a clientes fuera de tu país. Aunque es una gran oportunidad para las marcas que quieren crecer, implica regulaciones confusas sobre impuestos de ventas que pueden causarte dolores de cabeza en el futuro.

Cuando un cliente entra en una tienda física, paga el impuesto de ventas de la comunidad o provincia donde realiza la compra, sin importar si vive allí o si viene de visita desde otro lugar. Pero cuando vendes en línea, los clientes pueden estar ubicados en diferentes ciudades, comunidades, provincias e incluso países.

8. Determina tus obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales varían según la estructura de tu negocio. Si eres autónomo, deberás declarar los ingresos del negocio en tu declaración de impuestos. Las empresas, por otro lado, son entidades fiscales separadas y se graban de forma independiente a los propietarios. Tus ingresos empresariales se gravan como si fueras un empleado.

Si alguna vez tienes dudas sobre posibles obligaciones fiscales, te recomendamos que consultes a un profesional. A pesar del coste, puede ahorrarte mucho tiempo y dinero en el futuro.

9. Calcula el margen bruto

Mejorar el margen bruto de tu tienda es el primer paso para generar más ingresos en general. Para calcular el margen bruto, debes conocer los costes de producir tu producto. Para entenderlo mejor, vamos a definir rápidamente tanto el coste de bienes vendidos (COGS) como el margen bruto.

• El coste de bienes vendidos (COGS) son los costes directos derivados de la producción de productos que vende una empresa. Incluye tanto materiales como costes de mano de obra.
• El margen bruto representa el total de ingresos por ventas que se mantiene después de que el negocio incurre en todos los costes directos para producir el producto o servicio.

Aquí tienes cómo calcular el margen bruto:

Margen bruto (%) = (ingresos - COGS) / ingresos

La diferencia entre cuánto vendes y cuánto se queda el negocio realmente es lo que determina tu capacidad para mantener tu negocio a flote.

10. Solicita financiación para pequeños negocios

Podrías sufrir una caída inesperada en las ventas debido a circunstancias externas incontrolables, o tal vez necesites un impulso financiero durante períodos lentos en un negocio estacional. Las marcas con grandes metas de crecimiento suelen necesitar financiación para realizar inversiones en nuevos desarrollos de productos, inventario, tiendas minoristas, contratación y demás.

Recuerda que, para conseguir un préstamo para pequeños negocios, probablemente tendrás que proporcionar estados financieros: un balance general y un estado de resultados, y posiblemente un estado de flujo de efectivo. Los préstamos y anticipos se calculan en función de las ventas anteriores de la tienda, y los reembolsos se realizan a través de las ventas futuras de la tienda.

Antes de firmar la deuda, es importante calcular el retorno de la inversión (ROI) del préstamo. Suma todos los gastos que necesitas que cubra el préstamo, los nuevos ingresos esperados que obtendrás del préstamo y el coste total de los intereses.

11. Encuentra socios contables de alta calidad

Como propietario de una pequeña empresa, deberás entender los principios de contabilidad. No es una regla, pero te ayuda a medir y a entender las finanzas de tu empresa.

Si necesitas un poco de ayuda para realizar tu planificación financiera, muchos contables y profesionales para pequeños negocios pueden ayudarte a controlar mejor tu dinero. Hay varios tipos de profesionales que podrías contratar:

• Contador público certificado (CPA). En caso de una auditoría, un CPA es la única persona que puede preparar legalmente un estado financiero auditado.
• Contable. El contable gestiona los registros diarios, conciliando cuentas regularmente, categorizando gastos y gestionando cuentas por cobrar/cuentas por pagar.
• Preparador de impuestos. Tu preparador de impuestos completa los formularios necesarios y puede presentarlos en tu nombre durante la temporada de impuestos. Algunos también establecerán tus pagos estimados de impuestos.
• Planificador fiscal. Estos profesionales ayudan a optimizar tus impuestos antes de que los presentes, enseñándote formas de reducir tu carga fiscal.

12. Reevalúa periódicamente tus métodos

Cuando empieces, puedes usar una hoja de cálculo para gestionar tus libros, pero a medida que crezcas, deberás plantearte otros métodos más avanzados como QuickBooks o Bench. Los estados financieros de un negocio se suelen volver más complejos a medida que creces.

Es importante reevaluar continuamente cuánto tiempo dedicas a tus libros y cuánto tiempo le cuesta a tu negocio. Por eso aprender los conceptos básicos de contabilidad es tan importante, incluso si no tienes la intención de hacer siempre la contabilidad tú mismo.

Una solución de contabilidad adecuada significa invertir más tiempo en el negocio y ahorrar dinero.

Mejores programas de contabilidad para pequeños negocios

Todo propietario de negocio necesita un buen software de contabilidad para registrar transacciones financieras y ahorrar tiempo. El software de contabilidad para pequeños negocios se utiliza para acceder rápidamente y fácilmente a la información financiera. Te permite comprobar saldos bancarios, comprender ingresos y costes, estimar la rentabilidad, predecir obligaciones fiscales y más.

Cuando conectes tus cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito a un software, las transacciones financieras del negocio aparecerán en una cola y se agruparán en categorías. Puedes encontrar toda esta información en tu plan de cuentas.

Cuando apruebes las categorías, las transacciones se colocarán automáticamente en tus estados financieros. Algunas funcionalidades que debes buscar en tu software de contabilidad incluyen:

• Integraciones de plataforma. Tu software de contabilidad debería poder integrarse con tu plataforma de ecommerce, y poder soportar integraciones de aplicaciones de terceros con herramientas para la gestión de contratos y más.
• Informes amplios. La mayoría de los software de contabilidad proporciona informes básicos. Deberías tener uno que ofrezca informes avanzados, como inventario y gastos, para que puedas controlar rápidamente la salud financiera de tu negocio.
• Configuración del impuesto de ventas. El mejor software de contabilidad facilita contabilizar el impuesto de ventas.
• Excelente soporte. Observa las opiniones y calificaciones del soporte para ver cómo es el servicio al cliente de la empresa de software.

Consulta los siguientes programas de contabilidad para gestionar tus libros.

Xero

Xero es un sistema de contabilidad basado en la nube diseñado para pequeñas y medianas empresas. Puedes conectar con un asesor de confianza y comprobar tu salud financiera. Se puede acceder desde cualquier dispositivo. Además, con las características contables avanzadas de Xero, puedes ver tu flujo de efectivo, transacciones y otra información financiera desde cualquier lugar.

Beneficios:

• Gestión de inventario y existencias
• Precios asequibles
• Conexión con bancos principales
• Informes fáciles de ver y personalizables
• Base de datos de contactos y segmentación
• Nómina
• Aplicación móvil
• Conciliación bancaria

QuickBooks Online

QuickBooks Online es un software de contabilidad para pequeños negocios dirigido por Intuit. Puedes usarlo para tomar fotos y almacenar recibos de gastos, rastrear tus ingresos y gastos, y más.

QuickBooks muestra todos tus costes, como los de inventario y mantenimiento, y cada venta que realiza tu negocio durante un período de tiempo. También ofrece automatización de inventario utilizando el seguimiento de inventario perpetuo, por lo que tus costes de ventas e inventario se actualizarán cada vez que realices una venta. También puedes integrar QuickBooks con Shopify.

Beneficios:

• Aplicación móvil
• Basado en la nube
• Seguimiento de kilometraje
• Gestión de contratistas
• Seguimiento de inventario
• Separación de gastos comerciales y personales

Wave

Wave es una solución de contabilidad basada en la web creada para pequeños negocios. Con su función de conciliación bancaria, puedes vincular tus cuentas bancarias, de PayPal y otras fuentes de datos para ver tus transacciones comerciales en tiempo real. También puedes generar informes como cuentas por cobrar, balances generales, estados de pérdidas y ganancias, informes de impuestos sobre ventas y cuentas por pagar.

Beneficios:

• Asequible
• Tarifas competitivas de procesamiento de tarjetas de crédito
• Contabilidad gratuita y escaneo de recibos
• Sin límites de transacción o facturación
• Número ilimitado de usuarios
• Aplicación móvil

FreshBooks

FreshBooks es un software de contabilidad y gestión de facturas basado en la nube para pequeños negocios. Ofrece gestión de gastos, contabilidad básica y todo lo que necesitas para cuidar tu contabilidad.

Beneficios:

• Fácil de usar
• Se integra con Shopify
• Precios simples
• Facturas personalizables
• Soporte detallado de autoservicio

Aunque existen muchas herramientas de contabilidad, deberías usar una herramienta con la que te sientas cómodo y que tengas la intención de usar durante mucho tiempo. 

Conoce tus números para hacer crecer tu negocio

Iniciar un negocio puede ser un proceso abrumador. La gestión de transacciones, recaudación de fondos y otros temas contables, te permite organizar las finanzas de tu nueva tienda desde el principio. Desde abrir el tipo correcto de tarjeta de crédito empresarial hasta determinar cuántos ingresos generarás por producto, estas tareas te ayudarán a triunfar con tu negocio, ahora y a medida que crezca.