Le 11 migliori app per la produttività

Mantenere alta la produttività è fondamentale quando si cerca di gestire un'attività in crescita.

Come imprenditore e leader, sei preso da mille attività diverse. Tra la gestione delle email del servizio clienti, l'aggiornamento del tuo negozio e la promozione dei tuoi prodotti, è difficile sapere dove concentrare i tuoi sforzi per assicurarti di dedicare il tuo tempo a compiti che fanno la differenza.

Le citazioni motivazionali possono essere un buono stimolo per ispirare l'azione e aiutarti a superare la giornata, ma non sono un modo efficiente per aiutarti a portare a termine le cose nel lungo periodo.

D'altra parte, le migliori app per la produttività lasciano che tu possa dedicare il tuo tempo ai compiti giusti, eliminare le attività non necessarie e automatizzare le faccende che non valgono il tempo di nessuno.

Per aiutarti a iniziare, abbiamo messo insieme questo elenco delle migliori app per la produttività gratuite.

Scelte principali

• Miglior gestore di attività: Asana
• Miglior app per il calendario: Google Calendar
• Miglior app per prendere appunti: Evernote

Le 11 migliori app gratuite per aumentare la produttività 

Un ottimo punto di partenza per cercare di aumentare la produttività aziendale è gestire il tempo. Dopotutto, se non lo gestisci in modo saggio, è probabile che diventi un ostacolo per gli altri membri del tuo team.

Usa queste app per la produttività dedicate agli imprenditori per ridurre le distrazioni, gestire il tempo in modo saggio e assicurarti di dedicarti sempre alle tue attività più importanti.

1. StayFocusd

Miglior app di produttività gratuita per bloccare le distrazioni

Se scopri di perdere troppo tempo sui social media, su siti di notizie o su altre distrazioni online, puoi usare StayFocusd, un'estensione di Chrome, per bloccare completamente l'accesso a quei siti.

StayFocusd funziona permettendoti di specificare quanto tempo sei disposto a trascorrere su determinati tipi di siti web. Quindi, se vuoi limitare il tuo tempo su Twitter a 10 minuti al giorno, puoi impostarlo in StayFocusd. Quando i tuoi 10 minuti sono scaduti, StayFocusd bloccherà il tuo accesso a Twitter per il tempo che avrai deciso.

StayFocusd ha anche un'opzione che ti consente di bloccare l'accesso a tutti i siti web, o a tutti tranne quelli che devi usare (ad esempio, Google Docs), quando devi rimanere concentrato su un compito specifico. È uno strumento utile quando devi ridurre le distrazioni ma hai difficoltà a farlo da solo.

Costo: Gratuito

Disponibile per: Chrome

2. Todoist

Miglior app gratuita per la gestione delle attività

Se hai bisogno di un'app per tenere traccia di tutte le tue attività, Todoist è un'ottima opzione. Puoi usare il suo piano gratuito per creare fino a 5 progetti, per separare facilmente i tuoi compiti in quante più liste diverse hai bisogno.

Ad esempio, potresti creare liste separate per le attività lavorative e quelle domestiche e gestire entrambe le liste dalla stessa applicazione. Oppure puoi essere ancora più dettagliato, creando liste per lavoro, casa, commissioni, email, progetti specifici, obiettivi a lungo termine e qualsiasi altra cosa tu abbia bisogno di categorizzare in un gruppo distinto.

Il vantaggio di Todoist è la sua semplicità. Aggiungi una rapida descrizione di ciò che devi fare e spuntalo quando lo avrai completato. È fondamentalmente una replica di una lista di cose da fare scritta a mano, ma funziona ovunque tu sia e su qualsiasi dispositivo tu stia usando nel momento in cui un compito ti viene in mente.

Caratteristiche principali:

• Visualizzazione della produttività
• Modelli di progetto
• Sincronizzazione dei dati in tempo reale
• Fatturazione centralizzata per il team
• Notifiche e promemoria

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 4 € al mese, fatturati annualmente.

Disponibile per: Linux, Mac, Windows, iPhone, iPad, Android, Apple Watch e WearOS, il browser e l’email.

3. Evernote

Miglior app per la produttività gratuita per prendere appunti

Ogni software che usi ha il proprio metodo per salvare informazioni. I file sul tuo computer vengono salvati sul disco rigido. I documenti di Google vengono salvati su Google Drive. Ti segni le pagine web che desideri salvare nel tuo browser e archivi le email di cui potresti aver bisogno in seguito nelle cartelle della tua app email.

Il problema con questo approccio? È difficile sapere dove cercare quando hai bisogno di trovare qualcosa che ricordi di aver salvato. Evernote risolve questo problema fornendoti una fonte centrale per tutti gli appunti e i documenti che devi salvare.

Evernote ti consente di prendere appunti tramite testo o voce su qualsiasi dispositivo e salvarli nel tuo account. Ma puoi anche integrarlo con Google Drive, Gmail e Outlook per salvare documenti e email che potresti dover consultare in seguito, o usare il suo web clipper per salvare copie complete di pagine web nel tuo account Evernote.

Quando hai bisogno di cercare qualcosa che sai di avere, non devi sforzarti di ricordare dove l'hai salvato. Puoi semplicemente cercare nel tuo account Evernote.

Caratteristiche principali:

• Condivisione di idee
• Annotazioni
• Sincronizzazione di appunti
• Archiviazione dei documenti
• Condivisione e archiviazione di appunti
• Salvataggio di pagine web

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 8,33 € al mese.

Disponibile per: Browser web, Android, iPhone, Mac, Windows

4. LastPass

Miglior app gratuita per la gestione delle password

Usare la stessa password su ogni sito che si visita è una cattiva idea per chiunque, ma è particolarmente problematico per i proprietari di aziende, che devono assicurarsi che gli hacker non possano accedere ai loro documenti aziendali, siti web, banche e programmi di contabilità.

Ma inventare e ricordare password uniche è un compito di per sé. È qui che entra in gioco LastPass. Con LastPass, puoi generare password lunghe, forti e uniche per ogni sito a cui devi accedere. Salva quelle password nel tuo account LastPass in modo da non dover mai ricordare un login o reimpostare la tua password.

La versione gratuita di LastPass ti consente di salvare i dettagli di accesso per un massimo di 20 account, quindi puoi usarla per proteggere i tuoi accessi per i tuoi strumenti più importanti. Oppure puoi passare a un piano a pagamento per soli 3 € al mese per creare e salvare accessi sicuri per tutto.

Caratteristiche principali:

• Autenticazione a due fattori
• Accesso con impronta digitale
• Note sicure
• Salvataggio e compilazione password
• Condivisione di file crittografati
• Dashboard di gestione familiare

Costo: Gratuito. Il piano a pagamento parte da 2,32€ al mese a persona, fatturato annualmente.

Disponibile per: Mac, Windows, Linux, Chrome, Firefox, Safari, Opera, Microsoft Edge, iOS, Android

5. Zapier

Miglior app gratuita per automatizzare i tuoi compiti

Zapier è un connettore di app che rende facile spostare dati da un'app all'altra senza necessità di competenze di programmazione. Si collega con oltre 5.000 app per aiutarti ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro.

Ad esempio, gli Zap di Zapier per Shopify aggiungeranno automaticamente nuovi ordini a un foglio di calcolo, aggiungeranno nuovi clienti al tuo strumento di email marketing, creeranno attività nel tuo strumento di gestione dei progetti per nuovi ordini e pubblicheranno nuovi prodotti sui social media. 

In questo modo, tutti questi compiti vengono completati senza che tu debba metterci mano.

Qualsiasi compito ripetitivo che consiste nel copiare e incollare dati da un sistema all'altro può probabilmente essere automatizzato con Zapier. Impostare queste automazioni richiede solo pochi minuti e ti restituirà del tempo per concentrarti su compiti più importanti.

Caratteristiche principali:

• Importazione/esportazione con Google Sheets
• Creazione di attività e visualizzazione della cronologia delle attività
• Creazione di Zap
• Collegamento di più account
• Integrazione con oltre 5.000 app
• Automatizzazione dei processi personalizzati

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 18,36 € per utente, al mese, fatturati annualmente.

Disponibile per: Browser web.

6. Google

Miglior strumento di produttività gratuito per ridurre il numero di app

Hai bisogno di convertire rapidamente valute, scoprire che ore sono in un paese dall'altra parte dell'oceano o eseguire calcoli matematici complessi? Non hai bisogno di app separate per nessuno di questi compiti, ti basta Google.

Google ha tonnellate di funzionalità che appaiono sopra i suoi risultati di ricerca organici e ti aiutano a eseguire rapidamente compiti che altrimenti richiederebbero un'app separata:

• Digita un calcolo nella barra di ricerca per ottenere la risposta come risultato.
• Scopri che ore sono in Australia o vedi la differenza di orario tra Australia e New York.
• Converti euro in dollari o yen.
• Trova l'hotel più economico in una città in cui stai viaggiando.
• Imposta un timer o un cronometro per tracciare il tempo trascorso su un compito.

Questi strumenti di ricerca limitano il numero di app che devi avere aperte sullo schermo e il numero di volte che accedi e esci da diversi programmi durante la giornata.

Caratteristiche principali:

• Usa la digitazione vocale per velocizzare le ricerche
• Effettua conversioni direttamente nella barra di ricerca
• Cerca argomenti o siti web specifici
• Usa la calcolatrice per calcoli rapidi
• Acquista prodotti da più negozi contemporaneamente
• Cerca specifici tipi di file

Costo: Gratuito.

Disponibile per: Browser web, Android, iPhone.

7. Trello

Miglior app gratuita per flussi di lavoro in catena di montaggio

Se gestisci progetti che devono passare da una persona o un team a un altro prima di essere completati, Trello è l'app di gestione progetti ideale.

Con una bacheca Trello, puoi creare diverse colonne per ogni fase del tuo processo, spostare i compiti da una colonna all'altra man mano che vengono completati, assegnare compiti alle persone che devono completarli e vedere a colpo d'occhio i progressi di ciascun compito in sospeso.

Trello è ideale per flussi di lavoro come il content marketing, dove sono coinvolti redattori, editor e designer, o come l’assunzione di personale, dove sia le risorse umane che i responsabili delle assunzioni 

devono completare compiti specifici in diverse fasi del processo.

Caratteristiche principali:

• Assegna compiti
• Visualizza la cronologia delle attività
• Interfaccia drag-and-drop
• Organizza i compiti con etichette, tag e categorie
• Carica allegati e file ai compiti
• Accedi alle bacheche tramite mobile

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 5 dollari (4,57 €) per utente, al mese, fatturati annualmente.

Disponibile per: Browser web (Chrome, Firefox, Edge, Safari), Android, iPhone, Windows, MacOS.

8. Asana

Miglior app gratuita per piccoli team

Se Trello è ottimo per flussi di lavoro come in una catena di montaggio, il piano gratuito di Asana ti offre un po' più di flessibilità su come il tuo team sceglie di lavorare.

La vista a bacheca di Asana funziona esattamente come quella di Trello, consentendo al tuo team di gestire compiti e progetti su una bacheca Kanban. Ma se quella vista non è adatta al tuo team, puoi anche visualizzare i compiti su una lista di cose da fare più tradizionale o addirittura su un calendario.

Un altro vantaggio di Asana è che puoi gestire più progetti da una vista centrale. In Trello, hai bisogno di bacheche individuali per ciascuno dei tuoi flussi di lavoro, ma Asana ti consente di assegnare compiti da qualsiasi progetto a chiunque nella tua organizzazione da un dashboard centrale.

Lo svantaggio di Asana è che il suo piano gratuito accoglie solo 15 membri del team, quindi se hai un team più grande di persone che devono collaborare, dovrai eseguire l'upgrade. Con il piano gratuito di Trello, non ci sono limiti al numero di persone che puoi aggiungere alle tue bacheche.

Caratteristiche principali:

• Dashboard personalizzabile
• Tag e commenti
• Calendario personalizzato
• Assegna sottoattività
• Integrazione con email
• Notifiche e promemoria

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 10,99 € per utente, al mese, fatturati annualmente.

Disponibile per: Browser web, iPhone, Android.

9. Slack

Miglior app gratuita per comunicazione in tempo reale

Slack è un'app di chat che consente ai team di comunicare tra loro in tempo reale. I singoli membri del team possono inviarsi messaggi istantanei per chattare, quando l'asincronia delle email non è abbastanza veloce, e interi team possono creare i propri canali di discussione per la collaborazione di gruppo.

Ma dove Slack brilla davvero in termini di produttività è con la sua vasta libreria di app. Puoi collegare Slack a quasi qualsiasi altra app che utilizzi, per fare cose come creare ticket di supporto dalle discussioni di Slack, salvare allegati direttamente su Dropbox o Google Drive, o aggiungere attività ricevute in Slack alla tua lista di cose da fare.

Ci sono anche app di Slack che ti aiutano ad automatizzare il processo di raccolta di informazioni dai tuoi colleghi. Puoi aggiungere un'app che raccoglie automaticamente aggiornamenti per un incontro quotidiano, prende ordini di cibo per un pranzo catering o invia sondaggi settimanali sul coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune di queste app sono gratuite e altre a pagamento, ma la vasta libreria di app di Slack ti offre molte opzioni tra cui scegliere.

Caratteristiche principali:

• Canali di conversazione
• Condivisione di file
• Ricerca
• Gruppi di messaggistica privata
• Autenticazione a due fattori
• Integrazioni

Costo: Gratuito. I piani a pagamento partono da 8,25 € per utente, al mese, fatturati annualmente.

Disponibile per: Browser web, iPhone, Android.

10. Google Docs, Sheets e Slides

Migliori app gratuite per la collaborazione in tempo reale

Google Docs, Sheets e Slides rendono facile collaborare con altri per creare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. I collaboratori possono lavorare insieme su questi asset in tempo reale, vedendo dove gli altri stanno attualmente apportando modifiche in modo che nessuno sovrascriva ciò che qualcun altro sta facendo.

Puoi anche controllare cosa possono fare gli altri con gli asset che crei, dando loro il permesso di visualizzare, commentare o modificare i tuoi asset. Usa la modalità suggerita per offrire modifiche che il proprietario del documento può accettare o rifiutare, oppure lascia commenti quando ci sono domande o ulteriori spiegazioni necessarie.

La cosa migliore di questa suite di strumenti è che tutte le versioni degli asset che crei sono salvate e accessibili dalla cronologia. Quindi, se qualcuno apporta modifiche che non ti piacciono o hai bisogno di tornare a una versione precedente, puoi non solo vedere tutte le versioni precedenti, ma anche tornare indietro in pochi clic.

Caratteristiche principali:

• Collabora ai dati da qualsiasi luogo
• Collegati senza problemi ad altre app Google
• Collabora su presentazioni
• Assegna attività
• Modifica e commenta documenti basati sul web
• Compatibile con una varietà di formati di file

Costo: Gratuito. Gli utenti possono acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo una volta raggiunto il limite di 15 gigabyte.

Disponibile per: Browser web, iPhone, Android, Google.

11. Google Drive

Miglior app gratuita per la condivisione di file e cartelle

Se molte aziende usano Dropbox, Google Drive è un'opzione migliore se stai cercando uno strumento gratuito per la condivisione e l'archiviazione di file. Il piano gratuito di Dropbox Basic offre solo 2 gigabyte di archiviazione, ma con Google Drive ottieni 15 gigabyte (anche se quello spazio è condiviso con il tuo account Gmail, se ne hai uno).

Google Drive funziona in modo più naturale se utilizzi anche strumenti Google come Docs, Sheets e Slides. I file che crei con questi strumenti vengono automaticamente salvati su Google Drive. Puoi creare cartelle condivise in Google Drive e dare automaticamente a chiunque abbia accesso alla cartella lo stesso accesso ai file all'interno di quella cartella.

Lo strumento Backup e Sync di Google Drive rende anche facile eseguire automaticamente il backup di qualsiasi file che salvi sul tuo computer nel tuo Google Drive e accedere a quei file senza dover aprire l'app web di Google Drive. È un altro modo per avere tutto ciò di cui hai bisogno in un'unica posizione centrale in modo da non dover indovinare dove sono salvati i file.

Caratteristiche principali:

• 15 GB di archiviazione gratuita
• Integrazione con G Suite
• Crittografia SSL
• Ricerca intuitiva di Google
• Automazione e approfondimenti dotati di intelligenza artificiale
• Accesso ai file offline

Costo: Gratuito per uso personale. I piani a pagamento partono da 5,75 € per utente, al mese.

Disponibile per: Browser web, iPhone, Android, Google.

Scegliere le app di produttività giuste per te e la tua azienda

Sebbene avere le app per la produttività giuste possa aiutarti a rimanere concentrato sui compiti che fanno la differenza, avere troppe app può diventare un ulteriore fattore di distrazione per la produttività.

Quindi, prima di iniziare a scaricare app e inviarle ai tuoi team, prenditi del tempo per determinare i tuoi maggiori ostacoli per diventare più produttivo.

• Le distrazioni sono il tuo maggiore ostacolo alla produttività? Se sì, strumenti come, StayFocusd potrebbero aiutarti.
• La produttività complessiva della tua azienda sta soffrendo perché le persone non sono sicure delle loro priorità o perché non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno per andare avanti? Se sì, fai in modo che i tuoi team si attrezzino con app come Trello, Asana o Google Drive.
• Hai difficoltà a collaborare in modo efficiente? Strumenti come Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides e Google Drive potrebbero essere la soluzione perfetta.
• Se hai difficoltà a ricordare troppe informazioni, fai affidamento su strumenti come Evernote, Todoist o LastPass.

Determina la causa principale della tua bassa produttività e avrai fatto il primo passo verso un miglioramento.