Automatizza le attività di back office con questi 10 consigli

Quando inizi a far crescere la tua attività, la gestione dell'inventario e i processi di evasione degli ordini possono diventare inefficienti e frustranti. I compiti ripetitivi, che una volta erano gestibili, iniziano a occupare la parte più importante della tua giornata.

Attività come l'evasione degli ordini, la riconciliazione dei pagamenti e la gestione dell'inventario rendono ancora più difficile prendere il controllo del tuo tempo. Una buona gestione del tempo è fondamentale per poter far crescere la tua attività senza compromettere le operazioni quotidiane, ma come puoi trovare più tempo nella tua giornata?

È qui che Shopify Flow, il nostro potente strumento di automazione ecommerce, può aiutarti a gestire le attività quotidiane di back office con meno sforzo, restituendoti tempo prezioso. Automatizza le attività di back office fin da subito con Shopify Flow. Flow ti consente di creare flussi di lavoro che eseguono le attività ripetitive in modalità automatica, senza dover toccare nemmeno una riga di codice. Puoi utilizzare modelli predefiniti già pronti all'uso o creare rapidamente flussi di lavoro personalizzati che soddisfano le esigenze uniche della tua attività.

Automatizza le attività di back office: 10 flussi di lavoro Shopify Flow

1. Prepara bozze di etichette di spedizione Shopify
2. Notifica il tuo team di evasione degli ordini per spedizioni accelerate
3. Gestisci l'inventario e il riordino per articoli a bassa disponibilità
4. Tagga e organizza i prodotti
5. Nascondi, metti in pausa e ripubblica i prodotti
6. Revisiona ordini ad alto rischio
7. Annulla, rimborsa e riassortisci ordini da attori noti
8. Controlla lo stato di evasione dopo un numero stabilito di giorni
9. Monitora ordini speciali in base a condizioni
10. Ottieni informazioni sui tuoi resi

1. Prepara bozze di etichette di spedizione Shopify

Secondo i dati del rapporto sul futuro del commercio di Shopify, il 37% degli acquirenti online si sente frustrato quando la spedizione richiede troppo tempo. È più importante che mai garantire che il tuo processo di evasione ordini sia il più efficiente possibile.

Un ottimo modo per accelerare l'evasione è identificare gli ordini che stai evadendo in modo costante e preparare automaticamente le loro etichette di spedizione. Ad esempio, potresti utilizzare gli stessi attributi delle etichette per ordini con determinati prodotti, metodi di spedizione o paesi di evasione. Utilizza questi modelli per preparare automaticamente bozze di etichette di spedizione per ordini specifici, in modo che tutto ciò che devi fare è rivedere l’etichetta e inviare.

Prepara bozze di etichette di spedizione Shopify

2. Notifica il tuo team di evasione degli ordini per spedizioni accelerate

Per soddisfare le aspettative di spedizione dei tuoi clienti, è una buona idea segnalare gli ordini con spedizione accelerata al tuo team di evasione, in modo che possano darvi priorità e far uscire quegli ordini più velocemente.

Questo modello invia una notifica via email al tuo team di evasione in caso di ordini che hanno pagato per la spedizione accelerata, e aggiunge un tag per una facile organizzazione.

Email al team logistico quando gli ordini devono essere accelerati

3. Gestisci l'inventario e il riacquisto per articoli a bassa disponibilità

L'automazione dell'inventario è cruciale per i marchi in crescita. Non solo aiuta il tuo team a lavorare in modo più efficiente, ma migliora anche l'esperienza del cliente.

Puoi utilizzare questo flusso di lavoro per fare ordini automatici di qualsiasi prodotto che raggiunge volumi di bassa disponibilità.

Il tuo team riceverà automaticamente una notifica e Flow invierà un'email di acquisto al tuo fornitore. Flow aggiungerà anche un tag in modo che possa mostrare la bassa disponibilità nel tuo negozio, creando urgenza per il cliente.

Ricevi notifiche quando l'inventario è basso e nascondi i prodotti quando esauriti

4. Tagga e organizza i prodotti

Quando importi nuovi prodotti nel tuo negozio, è importante che siano correttamente etichettati e organizzati nelle giuste collezioni. Prendersi il tempo per farlo è fondamentale per migliorare la ricercabilità sia per il tuo team che per i tuoi clienti, ma man mano che la tua attività cresce, questo può diventare un compito oneroso.

Questo flusso di lavoro ti aiuta a taggare automaticamente i prodotti per garantire che siano etichettati correttamente e che appaiano nei posti giusti, accelerando la gestione dell'inventario e assicurando che i tuoi clienti possano trovare ciò che cercano.

Standardizza il tagging per i nuovi prodotti

5. Nascondi, metti in pausa e ripubblica i prodotti

È importante comunicare ai tuoi clienti quando i prodotti sono esauriti. Non c'è nulla di più frustrante che raggiungere una pagina prodotto e scoprire che questo non è in realtà disponibile per l'acquisto. Per evitare questa esperienza e aumentare le tue possibilità di vendere altri prodotti, considera questo flusso di lavoro che nasconde e ripubblica i prodotti al momento giusto.

Quando un articolo è esaurito, questo flusso di lavoro nasconde automaticamente il prodotto dal tuo negozio online e notifica il tuo team di marketing di mettere in pausa qualsiasi sforzo di marketing che includa quell'articolo. Quando l'articolo è di nuovo disponibile, il flusso ripubblica il prodotto nel negozio online e informa il tuo team di marketing di riattivare le pubblicità.

Nascondi e ripubblica i prodotti in base al livello di inventario

6. Revisiona ordini ad alto rischio

Gestire ordini ad alto rischio è complicato. Questo processo richiede spesso la verifica manuale degli ordini, il contatto con le strutture e il pagamento dei costi dei prodotti e delle commissioni di chargeback.

Il rivenditore di abbigliamento personalizzato Shelfies ha trovato un modo efficiente per affrontare questo problema. Utilizzando Shopify Flow, il team ha impostato un flusso di lavoro che identifica immediatamente gli ordini contrassegnati come ad alto rischio e invia automaticamente un'email al produttore appropriato richiedendo di fermare la produzione e di annullare l'ordine.

Per aiutarti a contrassegnare gli ordini ad alto rischio, utilizza questo modello per attivare un'azione che invia un'email o una notifica Slack al tuo team di assistenza clienti per revisionare gli ordini ad alto rischio prima di ricevere il pagamento.

Se il rischio dell'ordine è medio o basso, il sistema accetterà automaticamente il pagamento. Perché questo flusso di lavoro funzioni correttamente, devi avere impostata la ricezione manuale dei pagamenti per il tuo negozio.

Revisiona ordini ad alto rischio prima di confermare il pagamento

7. Annulla, rimborsa e riassortisci ordini da attori noti

I bot e i truffatori sono un effetto collaterale indesiderato delle vendite lampo o dei prodotti esclusivi e unici. Devi saper fronteggiare questi rischi durante le stagioni di punta, come il Black Friday, il Cyber Monday o le festività invernali.

Flow è qui per aiutarti a gestirli. Imposta questo modello per il quale hai bisogno solo dell'email o degli indirizzi IP di rivenditori noti. Poi, se un cliente bloccato effettua un ordine, Flow lo annulla automaticamente e riassortisce l'articolo nel tuo inventario, in modo che i tuoi clienti abbiano maggiori possibilità di acquistare i tuoi prodotti.

Annulla, rimborsa e riassortisci ordini da attori noti

8. Controlla lo stato di evasione dopo un numero stabilito di giorni

Secondo il rapporto sul futuro delle spedizioni e della logistica, il 58% degli acquirenti online si aspetta una consegna gratuita il giorno successivo. Ciò significa che i marchi devono evadere più velocemente che mai. E se qualcosa va storto, è necessario risolvere il problema rapidamente e contattare il cliente per tenerlo aggiornato.

Il modello di Controllo sull'Evasione ti aiuta a gestire questo processo in modo più efficiente. Con questo modello, ricevi automaticamente un avviso tramite messaggio Slack quando un'evasione non viene completata entro due giorni. I dettagli degli ordini in ritardo vengono anche tracciati in un foglio di calcolo. Di conseguenza, sarai sempre a conoscenza di evasioni lente e in ritardo, avendo l'opportunità di contattare proattivamente i tuoi clienti per gestire o rimediare all'esperienza.

Monitora e invia un messaggio se un ordine non viene spedito entro 2 giorni

9. Monitora ordini speciali in base a condizioni

Gestire e taggare manualmente ordini speciali può essere dispendioso in termini di tempo e inefficiente, e a volte richiede coordinamento da più parti, portando a errori umani.

Il modello di Monitoraggio ordini speciali in base a condizioni specifiche aggiunge automaticamente dei tag agli ordini quando viene rispettata tale condizione e ti notifica. Puoi utilizzare operatori e condizioni per casi d'uso come questi:

• L'indirizzo email del cliente include “.edu” o il tuo nome di dominio
• Il codice sconto specifico per segmento è utilizzato (o non utilizzato)
• Ordini provenienti da un certo canale di vendita
• Ordini provenienti da un particolare paese di fatturazione
• Clienti il cui acquisto è esente da tasse
• Il prezzo del metodo di spedizione è gratuito
• Specifici gateway di pagamento utilizzati
• Sconti sull'ordine superiori a una soglia stabilita

Puoi personalizzare questo flusso di lavoro in numerosi modi per adattarlo alle esigenze della tua attività.

Monitora ordini speciali in base a condizioni potent

10. Ottieni informazioni sui tuoi resi

I resi offrono un'opportunità per migliorare l'esperienza del cliente del tuo marchio e costruire una base di clienti fedeli. Infatti, il 96% degli acquirenti soddisfatti del processo di reso di un commerciante ha dichiarato di essere propenso a riacquistare.

Con questo flusso di lavoro, puoi etichettare i clienti che hanno rimborsato oltre 100€ in un ordine. Puoi quindi creare un ticket di supporto per seguire specificamente quel cliente e capire perché non è stato soddisfatto dei prodotti o dell'esperienza, e scoprire come puoi migliorare.

Tagga e crea un ticket di supporto dopo un rimborso

I template personalizzabili di Shopify Flow, progettati per uno scopo specifico e facili da usare, ti aiuteranno a semplificare le operazioni di back office e a riconquistare la risorsa più preziosa: il tuo tempo. Automatizza le attività di back office fin da subito con Flow, così potrai fare di più e concentrarti sulla crescita della tua attività.