È rassicurante ordinare l'inventario in anticipo per ogni evenienza nel caso tu venda tutto. Tuttavia, ci sono aziende che si ritrovano con 1,40 euro di inventario per ogni euro di vendite, un eccesso che può verificarsi per molte ragioni. Una di queste è la perdita di tracciamento degli ordini effettuati ai fornitori: una situazione che può farti avere scorte elevate e costi di stoccaggio equivalenti.
Creare e monitorare gli ordini di acquisto è sicuramente un modo per ridurre questo problema.
Un buon sistema di ordini di acquisto facilita la previsione della domanda e l'ordinazione di stock futuri, migliora il flusso di cassa e previene eventuali errori che possono sorgere durante il processo di ordinazione. Continua a leggere per scoprire cos’è un ordine di acquisto, come crearne uno, come gestirlo. Potrai inoltre scaricare un modello di ordine di acquisto gratuito.
Che cos'è un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto, noto in inglese come Purchase Order (abbreviato in PO) è un documento ufficiale in cui il tuo negozio al dettaglio si impegna ad acquistare beni da un fornitore o venditore. Include i nomi sia dell'acquirente (il tuo negozio) che del fornitore, informazioni aziendali e le quantità di prodotti acquistati.
Ad esempio, se vuoi ordinare 500 t-shirt per il tuo negozio di abbigliamento, devi inviare un ordine d’acquisto al produttore come impegno ad acquistare quella quantità di stock.
Anche se sembra un ulteriore passaggio non necessario nel processo di ordinazione, creare un ordine di acquisto per i beni che stai per acquistare aiuta a monitorare l'inventario in arrivo. Non solo saprai quali quantità di prodotti hai ordinato da ciascun fornitore, ma potrai anche utilizzare le informazioni del tuo ordine di acquisto per comprendere il flusso di cassa. La somma dei tuoi ordini di acquisto in sospeso stabilisce il denaro che ti sei impegnato a pagare ai fornitori nei prossimi mesi.
Il fornitore utilizza anche un ordine di acquisto per organizzarsi in modo da poter consegnare la qualità e la quantità di beni ordinati dall'acquirente in una data specifica.
Come creare ordini di acquisto
Ogni ordine di acquisto deve contenere le seguenti informazioni:
- Data
- Numero
- Data di consegna
- Metodo di spedizione
- Informazioni sull'acquirente (nome dell'azienda, indirizzo email, indirizzo di spedizione)
- Informazioni sul fornitore (nome dell'azienda, indirizzo email e indirizzo di fatturazione)
- Articoli ordinati (prodotto o numero articolo, descrizione, quantità di articoli e prezzo)
- Prezzo totale
- Informazioni fiscali
Esempio di ordine di acquisto
Ecco un esempio di come potrebbe apparire un ordine di acquisto per un negozio al dettaglio. Il documento riporta le informazioni del fornitore, gli articoli ordinati, le quantità e i termini di spedizione.
Usa un modello di ordine di acquisto gratuito
Hai bisogno di aiuto per creare il tuo ordine di acquisto? Usa il modello gratuito di Shopify. Inserisci le informazioni richieste, inclusi l'indirizzo del tuo negozio, le informazioni sull'azienda del fornitore e gli articoli ordinati, per ricevere un ordine di acquisto elettronico inviato direttamente al tuo indirizzo email, pronto per essere inoltrato ai fornitori.
Usa il modello gratuito di Shopify
Tipi di ordini di acquisto
Ordini di acquisto standard o a uso singolo
Un ordine di acquisto standard è il tipo più comune. Viene utilizzato per acquisti singoli. Ad esempio, se stai ordinando 500 penne da un fornitore in vista di un negozio pop-up, devi utilizzare un ordine di acquisto a uso singolo.
Ordini di acquisto pianificati
Un ordine di acquisto pianificato viene creato quando hai ordini ripetuti o regolari presso un fornitore. Supponiamo che tu intenda acquistare 1.200 unità da un produttore, ma invece di acquistarle tutte in una volta, vuoi suddividerle in ordini di 200 unità spalmati su un periodo di sei mesi. In questo caso dovrai fare sei ordini di acquisto pianificati.
Blanket order
Un Blanket Order (letteralmente “ordine coperta”) è il tipo più vago. È un accordo tra un acquirente e un fornitore per scambiare beni in cambio di un pagamento, ma con i dettagli ancora da confermare. Potresti utilizzare questa tipologia con un produttore fidato.
Ordini di acquisto contrattuali
Un ordine di acquisto contrattuale non è necessariamente un ordine di acquisto ufficiale. Non contiene informazioni specifiche relative ai prodotti acquistati: è più un accordo tra un acquirente e un fornitore che chiarisce i termini di consegna, tassazione e pagamento per eventuali ordini futuri, che potranno essere pianificati, a uso singolo o Blanket Order.
Come gestire e monitorare gli ordini di acquisto
Ora che sai come creare ordini di acquisto, vediamo come gestirli e monitorarli per il tuo negozio al dettaglio.
Processo di ordine di acquisto
- Decidi di acquistare nuovo inventario;
- Redigi un ordine di acquisto spiegando i prodotti che desideri acquistare, le quantità di ciascun prodotto, la data di consegna e il tuo budget;
- Invia l’ordine di acquisto al tuo fornitore ideale;
- Il fornitore accetta di evadere l'ordine (o lo annulla se non è in grado di farlo);
- Il fornitore crea un documento di imballaggio basato sui dettagli del tuo ordine di acquisto ed evaderà l'ordine producendo e spedendo i beni al tuo negozio. Il numero dell’ordine di acquisto è presente sul pacco di spedizione. In questo modo sai esattamente quando è arrivato.
- Il fornitore converte l’ordine di acquisto in una fattura.
- Paga il fornitore secondo i termini di pagamento dettagliati nella fattura.
💡Consiglio Pro: se hai bisogno anche di creare e inviare fatture, dai un'occhiata al generatore di fatture gratuito di Shopify.
Chi emette gli ordini di acquisto?
L'acquirente è responsabile dell'emissione degli ordini di acquisto. Se stai ordinando inventario per il tuo negozio al dettaglio, ad esempio, spetta a te crearlo. Se stai evadendo un ordine per un'altra azienda, è compito loro emettere l’ordine di acquisto.
A seconda delle dimensioni del tuo negozio, potresti avere un team specifico addetto all’emissione degli ordini di acquisto. Se non lo hai, di solito è il proprietario dell'azienda o il manager del negozio ad assumersi questa responsabilità.
Chi approva gli ordini di acquisto?
Il fornitore, sia esso un produttore, un appaltatore o altro, è responsabile dell'approvazione degli ordini di acquisto. Se ne hai emesso uno per l'inventario che stai ordinando, ad esempio, è compito del fornitore approvarlo.
Una volta approvato, l’ordine di acquisto diventa un contratto legalmente vincolante. Sei ufficialmente impegnato a pagare quel fornitore per i beni definiti nell'ordine di acquisto.
Come monitorare gli ordini di acquisto
Ci sono vari modi per monitorare gli ordini di acquisto. I fogli di calcolo Excel sono spesso la scelta migliore per le aziende che stanno appena iniziando a familiarizzare con essi. L'unico problema? Sono ingombranti, confusi e diventano rapidamente imprecisi, soprattutto se ci si dimentica di aggiornare il foglio di calcolo una volta che un ordine di acquisto è stato emesso, approvato o convertito in fattura.
Abbandona i fogli di calcolo a favore di un sistema di gestione ordini di acquisto. Alcune app come Stocky (in inglese) si sincronizzano con il tuo negozio Shopify, permettendoti di creare e monitorare tutto dal tuo back office.
Carica le informazioni aziendali per ciascun fornitore con cui stai lavorando. Quando hai bisogno di creare un nuovo ordine di acquisto, seleziona il fornitore. Stocky ne creerà uno con le sue informazioni di contatto già compilate. Basterà copiare e incollare i termini dell’ordine (gli articoli ordinati, le quantità e le date di consegna).
La parte migliore? Non ti ritroverai mai in difficoltà e a spendere più del dovuto. Visualizza quanto devi a ciascun fornitore in tempo reale utilizzando il report degli ordini di acquisto.
💡 CONSIGLIO PRO: Hai difficoltà a sapere quanto stock ordinare da un fornitore? I commercianti che utilizzano Shopify POS possono utilizzare la funzione di previsione della domanda di Stocky, che utilizza i dati di vendita per suggerire quali prodotti e quantità riordinare.
I vantaggi degli ordini di acquisto
- Monitorano gli ordini in arrivo
- Evitano duplicazioni
- Prevengono errori di ordine
- Documentazione legale
- Migliorano l'efficienza
- Supportano la scalabilità
Monitorano gli ordini in arrivo
Pianificare il rifornimento dell'inventario è difficile, soprattutto se stai stoccando grandi quantità di codici SKU. Una domanda che ti frulla in testa mentre sei in negozio potrebbe essere questa: “Ho dimenticato di rifornire questo prodotto per il mese prossimo?”.
Se il rifornimento viene effettuato troppo tardi, si rischia di esaurire le scorte dei bestseller. Se lo fai troppo presto, ti ritroverai con eccedenze e troppi prodotti in magazzino. Entrambi sono errori costosi.
💡 CONSIGLIO PRO: Per prevenire l’esaurimento delle scorte, imposta punti di riordino nell'amministrazione di Shopify per ricevere notifiche di scorte basse. In questo modo avrai abbastanza tempo per rifornire l'inventario di un prodotto prima che il magazzino sia vuoto.
Utilizzare un sistema di ordini di acquisto mostra tutti gli ordini in arrivo, così sai esattamente quali spese stai sostenendo e quali articoli hai ordinato. All'interno di Stocky, il report degli ordini di acquisto descrive nel dettaglio:
- Il fornitore a cui hai inviato un ordine di acquisto
- Il costo totale
- Il/i prodotto/i che hai ordinato
- Quando ci si aspetta che i prodotti arrivino
- Se hai pagato la fattura fornita da un fornitore
Con Stocky puoi persino impostare restrizioni sui livelli di scorte per ciascun fornitore. Se provi a creare un ordine di acquisto per 80 articoli, ma il tuo fornitore ha un requisito minimo di 100 articoli, l’ordine di acquisto verrà aggiornato automaticamente. Così non ci saranno ritardi di consegna.
Evita duplicazioni
Hai già effettuato un ordine per l'inventario del mese prossimo? Adottando gli ordini di acquisto nel sistema, un semplice sguardo mostrerà la risposta, evitando di acquistare la stessa merce due volte.
Previeni errori di ordine
Se stai effettuando ordini al telefono, è solo una questione di tempo prima che qualcosa venga frainteso o mal interpretato. Per esempio, un produttore può capire male il numero di t-shirt che stai ordinando. Così riceverai un ordine gigantesco e di conseguenza una fattura particolarmente salata.
Secondo Daniel Carter, SEO Manager di Skuuudle, “per spiegare con precisione tutti i dettagli dell'acquisto, gli ordini di acquisto forniscono una registrazione di ciò che è stato ordinato e a quale prezzo. Questo tipo di documentazione protegge da eventuali errori di ordinazione, come ad esempio un'interpretazione errata di un ordine fatto al telefono”.
“Quando c'è un disaccordo su ciò che è stato ordinato, puoi fare riferimento agli ordini di acquisto. Questa documentazione ti offre uno strumento prezioso per risolvere gli errori interni e i problemi che sorgono tra te e i tuoi fornitori”, aggiunge Carter.
Documentazione legale
Non appena un ordine di acquisto è stato approvato da un fornitore, sei legalmente obbligato a pagare l'importo dettagliato per i prodotti inclusi. Sebbene possa sembrare spaventoso, è vantaggioso per te acquirente perché puoi ordinare nuova merce senza pagare subito. Il flusso di cassa migliora immediatamente. Disponi di maggior tempo per generare profitti sufficienti a pagare le scorte future.
La stessa protezione legale si applica ai fornitori a cui stai inviando gli ordini di acquisto. Sono sicuri di poter spedire i prodotti ordinati dal tuo negozio perché sanno che seguiranno una fattura e un pagamento.
Migliora l'efficienza
La gestione dell'inventario è un processo che richiede tempo. È anche l'attività che tiene a galla il tuo negozio al dettaglio. Non avere un inventario equivale a non avere nulla da vendere, ovvero 0 euro di entrate.
Gli ordini di acquisto rendono i processi di gestione dell'inventario più efficienti. Nell'ambito dei flussi di lavoro degli ordini di acquisto è possibile comprendere i livelli delle scorte e monitorare i costi degli articoli ordinati ai fornitori. Nel corso del tempo prenderanno forma degli schemi ben precisi.
Supponiamo che, prima di adottare gli ordini di acquisto, facciate un ordine di 200 unità al mese. In alcuni mesi il prodotto è esaurito, in altri resta disponibile più a lungo. Il nuovo sistema di ordini di acquisto mostra i livelli di inventario esistenti insieme alle quantità dei nuovi ordini. Di conseguenza, se scopri che ti sono rimaste 150 unità dal mese scorso, cambi l'ordine di questo mese, ordinando solo 50 unità. In questo modo eviterai di avere troppo inventario e di accumulare grandi volumi di scorte che diventeranno sempre più difficili da vendere.
Supporta la scalabilità
Per una piccola azienda al dettaglio ordinare le scorte potrebbe non sembrare un gran lavoro. Ma se intendi scalare la tua linea di prodotti man mano che la tua clientela aumenta, gli ordini di acquisto rendono quel processo molto più semplice. Non dovrai più occuparti degli ordini futuri, di evitare duplicati e correggere gli errori.
Utilizzare ordini di acquisto (e un sistema per gestirli) ti consente di gettare solide fondamenta aziendali. Insegna al nuovo personale di vendita al dettaglio come utilizzare il tuo modulo di ordine di acquisto. Crea automazioni per generarne uno quando le scorte scendono sotto un certo livello. In seguito assumi un dipartimento finanziario che approvi gli ordini di acquisto e prevenga spese eccessive. Questo renderà le cose più facili nel lungo periodo.
Gli ordini di acquisto sono adatti al tuo negozio al dettaglio?
Gli ordini di acquisto aiutano i rivenditori a monitorare gli ordini in arrivo, rifornire gli stock con largo anticipo e prevenire discrepanze negli ordini. Essi forniscono anche documentazione legale nel caso in cui qualcosa vada storto nel tuo processo di supply chain.
Determina il tipo di ordine di acquisto di cui hai bisogno per la tua attività, dopodiché utilizza un sistema di ordini di acquisto come Stocky. Sarà più facile scalare il tuo negozio al dettaglio e mantenere livelli di inventario equilibrati.
Ordine di acquisto: domande frequenti
Che cos'è un ordine di acquisto e come funziona?
Un ordine di acquisto è un documento formale creato da un acquirente e inviato a un venditore come richiesta di beni o servizi. Include i dettagli degli articoli o dei servizi richiesti, il numero di unità richieste, il prezzo e i termini di pagamento, la data di consegna prevista e eventuali istruzioni o requisiti speciali. Il venditore quindi esamina l’ordine di acquisto e, se lo accetta, fornisce i beni o i servizi come specificato. Una volta ricevuti i beni o i servizi, l'acquirente deve fornire il pagamento al venditore secondo i termini previsti dal documento.
Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?
Un ordine di acquisto è un documento inviato da un acquirente a un fornitore che dettaglia gli articoli o i servizi richiesti. È un accordo vincolante tra l'acquirente e il fornitore che definisce i termini e le condizioni dell'acquisto. Una fattura è un documento inviato dal fornitore all'acquirente che indica l'importo totale dovuto per i beni o i servizi forniti. Viene inviata dopo che l'acquisto è stato effettuato e serve come registrazione della transazione.
Posso utilizzare gli ordini di acquisto per gestire meglio i miei livelli di inventario? Come?
Sì, è possibile utilizzare gli ordini di acquisto per tenere traccia della merce in arrivo e confrontarla con le vendite per determinare i livelli delle scorte. In questo modo è possibile pianificare e mantenere livelli di scorte ottimali.
Come si gestiscono le discrepanze nell'ordine di acquisto, ad esempio se si ricevono meno articoli di quelli ordinati?
Se c'è una discrepanza tra l'ordine di acquisto e la merce ricevuta, devi contattare il tuo fornitore per correggere la situazione. Alcune aziende utilizzano una nota di ricevimento merci per tenere traccia di questo processo.
Come influisce un ordine di acquisto sui registri contabili del mio negozio?
Quando emetti un ordine di acquisto, esso diventa parte dei tuoi registri finanziari. Quando la merce o i servizi vengono ricevuti, la fattura corrispondente viene abbinata all'ordine di acquisto e il pagamento viene registrato nel tuo sistema contabile.
Cosa devo fare se un fornitore non riesce a evadere un ordine di acquisto?
Se un fornitore non riesce a evadere un ordine di acquisto, dovresti prima contattarlo per capire il problema. Se non può effettuare la consegna, potresti dover cercare un fornitore alternativo. I termini e le condizioni del tuo contratto dovrebbero proteggerti in tali situazioni.
Un ordine di acquisto può essere modificato o annullato dopo essere stato emesso?
Dipende dai termini concordati con il tuo fornitore. In generale, le modifiche o le cancellazioni dopo l'emissione richiedono comunicazione e accordo da entrambe le parti.
