Gestion de projet : conseils et outils pour mener à bien votre projet de boutique en ligne

Lancer une boutique en ligne est une tâche importante, qui exige beaucoup d'énergie et d'attention pour mener à bien le projet. Vous devrez faire face à de nombreux défis qu’ils soient administratifs, techniques ou financiers tels que la création de votre entreprise, la recherche de vos fournisseurs et l’approvisionnement de votre premier stock, la conception de votre site e-commerce ou encore la promotion de votre nouvelle marque. Bref, toutes sortes de tâches qui peuvent vous faire tourner la tête et vous éloigner de votre objectif final.

Dans cet article, nous vous parlerons de différents outils et méthodes de gestion de projet pour vous aider à atteindre votre objectif final en tenant les délais et respectant votre budget.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est une initiative visant à identifier et rassembler toutes les personnes et les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet ou d’un objectif : création d’une entreprise, lancement d’un produit, refonte d’un site internet… qui implique généralement une production et des améliorations continues.

On peut d’ailleurs résumer la gestion de projet en 3 grandes étapes :

• La planification
• L'exécution
• Le contrôle qualité

En résumé, la gestion de projet est une coordination de nombreuses tâches, avec des délais prédéterminés, qui mises bout à bout permettent d’aboutir à la réalisation du projet dans son ensemble. Une bonne gestion de projet permet donc de planifier, suivre l’avancement et contrôler la bonne exécution des tâches, et cela dans l’optique de garantir la qualité du projet, le respect des délais fixés et du budget alloué. Bref, trouver le bon équilibre Qualité-Coûts-Délais.

Comment gérer votre projet ?

La meilleure façon de gérer un projet est donc de le rendre aussi simple que possible, en « décomposant » le projet en plusieurs petites tâches. Par exemple, dans le cadre d’un projet de création d’une boutique en ligne vous allez pouvoir découper le projet avec ces différentes étapes :

• Acheter un nom de domaine
• Choisir un thème et personnaliser l’apparence du site
• Rédiger le contenu du site (Page à propos, mentions légales…)
• Faire les photos de vos produits
• Rédiger les fiches produits
• etc

Cette étape est cruciale, car elle pose les fondations de votre projet. Sans ce découpage, vous risquez de vous déstabiliser face à la montagne de travail à accomplir ou pire : oublier des étapes et vous détourner de votre objectif final. Grâce à ce découpage, vous allez pouvoir planifier sereinement votre projet et visualiser le travail à accomplir marche après marche.

Précédemment nous avons parlé de trois grandes étapes : la planification, l’exécution et le contrôle. Et bien, avant d’arriver à l’étape de la planification, vous allez devoir décomposer votre projet en différentes tâches, séquencer ces tâches, estimer la durée de chacune et les ressources matérielles et humaines nécessaires.

Vous pourrez ainsi identifier les tâches qui impliquent la réalisation d’une ou plusieurs autres auparavant et celles qui nécessitent des ressources externes (ex. un développeur). Vous ne pourrez par exemple pas commencer à vendre vos produits sur votre boutique Shopify tant que vous n’aurez pas configuré les moyens de paiement dans votre interface d’administration.

Une fois cette décomposition en tâches et groupes de tâches vous pourrez adopter une ou plusieurs méthodologies de gestion de projets, qu’elles soient traditionnelles ou agiles.

Cela ne vous parle pas ? Très bien, passons en revue 3 méthodologies de gestion de projet, parmi les plus répandues.

3 méthodologies de gestion de projet

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’une des méthodes de gestion de projets les plus couramment utilisées pour planifier et suivre l’état d’avancement des différentes tâches d’un projet. C’est une méthode de gestion de projet traditionnelle dite en cascade. Le diagramme se matérialise sous la forme d’une ligne de temps, sur laquelle on vient placer toutes les tâches à faire, leur durée et leur éventuelle dépendance vis-à-vis d’autres tâches. L’avantage du diagramme de Gantt est qu’il permet une excellente visualisation du projet, en un coup d'œil vous pouvez voir l’ensemble des tâches à faire, mais surtout l’état d’avancement de chaque tâche et s’il y a des points bloquants le projet. L’avantage mais aussi l’inconvénient de Gantt est sa rigidité. D’un côté il permet de rester concentrer sur ses objectifs et de ne pas en dévier, d’un autre ce manque de souplesse ne lui permet pas de s’adapter facilement aux ajustements ou évolutions d’un projet. En résumé, Gantt est plutôt fait pour les projets avec un cahier des charges précis.

Crédit : 2KLD, via Wikimedia Commons — CC BY-SA 3.0

Kanban

Kanban est une méthodologie de gestion de projet dite « agile » très utilisée dans le numérique pour le développement de logiciels ou d’applications. « Kanban » signifie étiquette ou carte visuelle en japonais. On utilise donc souvent un tableau Kanban pour rendre son travail plus palpable et concret, afin de rester concentrer sur l’objectif final. En effet, il n’y a rien de plus frustrant et démotivant que de réaliser un grand nombre de tâches sans apercevoir les résultats immédiatement. C’est d'ailleurs en partie pour cela que les tableaux Kanban et les méthodes agiles sont si répandus dans les startups et les entreprises du numérique.

Contrairement à Gantt, qui prône une vision globale du projet sur une ligne temporaire, Kanban fait le choix d’une vision à plus court terme. Elle recommande un système de tri limité de tâches à faire, sur une courte période, afin de stimuler la productivité et suivre les évolutions du projet. C’est le fameux tableau de post-it avec 3 colonnes : une avec la liste de tâches à faire, une seconde avec celles en cours et une dernière avec celles qui sont terminées (To Do, Doing, Done). L’objectif ici est de garder sa motivation avec un nombre de tâches à faire limitées et réalisables en un temps réduit.

L’avantage de Kanban est qu’il laisse plus de place à l’imprévu que Gantt, il permet notamment des pivots ou des changements dans le projet initial.

Scrum

Scrum est une autre méthodologie agile et en ce sens elle partage des points communs avec Kanban. On retrouve notamment un tableau de tâches à faire sur une courte période appelée ici des « sprints ». L’idée ici est de réunir tous les éléments concernés par le projet et de faire des points réguliers sur l’avancement, les éléments bloquants/échecs et fixer les objectifs du prochain sprint. L’objectif de Scrum est d’améliorer la communication, le travail d’équipe et la vitesse d’exécution du projet. Cette méthodologie est donc particulièrement adaptée aux projets qui intègrent différentes personnes ou services dans le projet qui s’inscrit dans une logique d’évolution perpétuelle, comme un logiciel.

Le principal avantage de la méthodologie Scrum est l’autonomie offerte à l’équipe projet et l’implication de toutes les parties prenantes. Cela garantit un haut niveau de qualité et une certaine souplesse si le cahier des charges venait à évoluer au fil du temps

Crédit : Photo de Startup Stock Photos provenant de Pexels

Voilà pour la partie théorie. Maintenant vous vous demandez sûrement comment gérer votre projet concrètement. Vous allez voir qu’il existe de nombreux outils et logiciels de gestion de projet.

Outils et logiciels de gestion de projet

Asana

Asana est un outil de gestion de projet très complet, capable de s’adapter à tout type de projet, du plus simple au plus complexe. Asana va vous permettre de tout centraliser en seul et unique endroit. Il est disponible en version gratuite jusqu’à 15 utilisateurs, ce qui vous permettra d’intégrer vos éventuels prestataires dans votre outil de gestion et de suivi de projet. Car oui, Asana intègre une messagerie qui vous permet de discuter avec vos associés, collègues, prestataires directement sur la plateforme et dans la tâche concernée. Ainsi vous ne perdrez plus de temps à chercher dans vos mails la maquette de votre site, le cahier des charges ou la réponse à une question.

Très appréciable également, Asana permet de transformer votre liste de tâche en un diagramme de Gantt avec sa vue chronologique, même si à la base il est plutôt orienté vers les méthodes agiles et la vue en tableau Kanban.

Découvrir Asana

Monday

Monday est une application de gestion de projet similaire à Asana. Elle offre différentes visualisations pour planifier et suivre votre projet en fonction de votre organisation et la méthodologie choisie : calendrier, graphiques, tableau kanban ou encore sous la forme d’une timeline. Si vous débutez la gestion de projet, vous apprécierez les nombreux modèles disponibles pour bien configurer votre projet au départ et l'intégration de services populaires comme Google Agenda, pour afficher les tâches dans votre planning de la semaine, ou encore Slack pour informer votre équipe.

Découvrir Monday

Trello

Trello est une application de gestion de projet gratuite largement inspirée de la méthode Kanban. L’interface reprend le système de tableaux, avec des colonnes pour suivre l’avancement du projet et des cartes pour définir les tâches. Trello est très intuitif, son point fort est clairement sa simplicité d’utilisation. La prise en main sera donc rapide, mais cette simplicité vous demandera de faire preuve de rigueur pour bien suivre votre projet.

Découvrir Trello

Wimi

Wimi est un outil de gestion de projet français qui permet aux parties prenantes de mieux communiquer et suivre l’avancement du projet dans une interface proche de celle de Trello. Wimi propose donc une gestion simple, sous la forme d’un tableau Kanban avec un affichage des tâches sous forme de colonnes. Il est également possible d’afficher un diagramme de Gantt. En plus de cela, Wimi dispose d’un service de messagerie interne et d’un espace de stockage pour partager des documents.

Découvrir Wimi

Feuille de calculs

Si vous optez pour une gestion de projet avec Gantt, il est également possible de créer votre diagramme de Gantt à partir d’un simple logiciel de Feuilles de calculs comme Microsoft Excel, Numbers ou Google Sheet. Si vous n’êtes pas expert dans l’utilisation de ces logiciels, vous trouverez de nombreux modèles, tutoriels ou extensions sur internet pour vous aider à structurer votre diagramme de Gantt.

Il existe de nombreux autres outils que vous pouvez utiliser pour gérer vos projets. Cependant, si vous n'avez aucune expérience de la gestion de projets, il peut être un peu difficile de créer une stratégie de gestion de projet, et nous vous recommandons donc d’opter pour des outils simples et rapides à mettre en place. En effet, pour gérer efficacement votre projet de boutique en ligne vous devez vous astreindre à réaliser vos missions le plus tôt possible. N'attendez pas la dernière minute. Si besoin, suivez une formation à la gestion de projet. A terme votre gestion de projet vous aidera à mieux comprendre votre propre entreprise et tous les rouages indispensables à son bon fonctionnement. Elle vous aidera à planifier efficacement votre travail afin d'augmenter le taux de satisfaction de vos clients.

Publié par Maud Leuenberger. Maud est la rédactrice en chef du blog français de Shopify. 

Rédaction par : William Jezequel 
Image : Burst.