Télétravail durant le confinement : les clés pour être productif (COVID-19)

Le télétravail présente des complexités particulières, et ce n’est certainement pas un modèle de travail aussi vacancier que de nombreuses personnes se l’imaginent. Si votre gestion du travail à domicile n’est pas optimale, il est quasi certain que vous serez moins productif chez vous qu’au bureau. C’est pourquoi nous souhaitons partager avec vous les clés qui contribuent à maximiser la rentabilité du travail que vous effectuez depuis votre domicile, de façon à tirer le meilleur parti de ce modèle de travail. Découvrez comment vous pouvez être plus productif à domicile !

Prioriser l’urgence et l’importance des tâches

Par rapport au travail au bureau, les distractions sont beaucoup plus présentes lorsque l’on travaille à domicile. Elles constituent d’ailleurs l’un des principaux obstacles au télétravail : animaux domestiques, famille, enfants, télévision, streaming, jeux, snacks, siestes, etc. Notre maison est l’endroit où nous nous sentons le plus à l’aise, et tout y est (normalement) organisé pour nous permettre de passer un temps agréable. Mais parfois, ce confort peut alimenter les distractions, et par extension la procrastination.

Pour éviter cela, la première chose à faire est de diviser votre charge de travail pour avoir une chance d’être productif. Pour cela, il existe un outil efficace : la matrice d’urgence et d’importance d’Eisenhower. Ce tableau vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches qui sont en attente et de les structurer et les organiser de façon logique de façon à les aborder efficacement. Cette matrice est très simple à créer. Il vous suffit d’imaginer deux axes au coin d’une feuille blanche ou d’un document vierge, et de les diviser au milieu en ajoutant les mentions suivantes : « Important ; Pas Important ; Urgent ; Pas Urgent ». Une fois que ce sera fait, vous obtiendrez la matrice suivante :

Comme vous pouvez le voir sur l’image, il y a 4 zones d’intersection qui correspondent aux 4 cases de la matrice :

• Important et Urgent 
• Important mais Pas Urgent 
• Pas Important mais Urgent
• Ni Important ni Urgent

Les règles à suivre pour tirer le maximum de cette matrice qui est utilisée quotidiennement par des PDG et des cadres d’entreprises sont les suivantes :

• Tout ce qui est « Important et Urgent » doit être immédiatement ajouté à la liste de tâches à réaliser en priorité.
• Tout ce qui est « Important mais Pas Urgent » devrait être assigné à des créneaux libres dans votre calendrier pour être réalisé correctement.
• Tout ce qui est « Pas Important mais Urgent » devrait être externalisé auprès d’une ressource interne/externe ou d’un assistant virtuel de confiance.
• Tout ce qui est « Ni Important Ni Urgent » devrait être supprimé de la liste des tâches ou laissé pour les périodes les moins chargées.

Cette matrice devrait être utilisée tous les jours dans le cadre d’un processus de réflexion de 5 minutes avant le choix des tâches à entamer. Cette routine vous permettra de prioriser les tâches quotidiennes et de savoir quand il est possible de mettre fin à la journée de travail. Si vous n’identifiez pas les tâches que vous êtes censé terminer en priorité, votre journée ne sera certainement pas productive.  

Gérer la consommation

Une fois que vous aurez un mécanisme en place pour déterminer les priorités et les objectifs de la journée, il faudra résoudre le deuxième obstacle au travail à domicile : la gestion de votre consommation. Dans votre domicile, vous avez un accès illimité à toute une série de produits consommables, qui ne sont pas disponibles au sein de l’espace de travail professionnel : sucreries, boissons rafraichissantes, boissons alcoolisées, repas prêts à être consommés, etc. L’une des conséquences immédiates du travail à domicile, en particulier dans les cas où vous êtes forcé de rester à la maison sans même pouvoir aller marcher ni faire du sport dehors, est de manger à cause de l’anxiété ou de la gourmandise.

Le cerveau humain obéit à un mécanisme primitif qui le force à rechercher une source de satisfaction immédiate lorsqu’il fait face à un problème ou un désagrément qui perdure. En travaillant à domicile, le simple fait de faire face à un problème ou un défi professionnel qui génère de l’anxiété pousse le cerveau à trouver par tous les moyens une source de satisfaction immédiate, l’une de ces sources les plus accessibles étant la consommation de nourriture savoureuse. C’est pourquoi certaines personnes admettent « manger par anxiété », et les raisons ne manquent pas. Mais dans le cadre du télétravail, cela représente un problème majeur, qui peut aller bien au-delà des questions de rentabilité ou de productivité et se convertir en un véritable problème de santé.

Comment allez-vous éviter de vous ruer vers le réfrigérateur ou le garde-manger lorsque vous travaillez à domicile ? Eh bien, vous y parviendrez en établissant une routine et en la suivant quotidiennement. Mais pour que cette routine puisse être acceptée sans résistance par le cerveau, elle doit être similaire à celle suivie dans le cadre de votre travail habituel au bureau ou en entreprise. Votre routine doit être structurée de manière à vous permettre de vous libérer pour les nécessités de base, par exemple des pauses après chaque période de 45 minutes de travail. Cela signifie bloquer les distractions lorsque vous travaillez à résoudre un problème ou à terminer vos tâches importantes ou urgentes programmées pour la journée de travail.

En règle générale, la formule suivante peut être appliquée pour établir une routine de télétravail :

• 8 heures de travail par jour
• Après chaque 45 minutes de travail, 5 minutes de pause et de divertissement + 10 minutes de pause pour boire des liquides, marcher pour se dégourdir les jambes, changer de position de travail ou aller aux toilettes.
• Toutes les 4 heures, possibilité de manger un repas et de faire une pause plus longue pouvant aller jusqu’à 30 minutes.

Encore une fois, il s’agit d’une routine modèle qui peut être personnalisée pour les besoins de chacun afin de permettre le travail dans un climat de confort et de productivité.

La routine est la clé

Comme nous venons de le mentionner, la routine est la clé pour gérer le temps et être vraiment productif dans le cadre du télétravail. Et les distractions qui brisent cette routine sont les ennemis de votre productivité. Dans le lexique du management, ces distractions sont dénommées les Voleurs de temps.

Les trois principaux voleurs de temps sont : les réseaux sociaux (Facebook, YouTube, Instagram, Tik Tok, etc.), les appels téléphoniques entre amis ou membres de famille, et l’utilisation d’Internet à des fins récréatives (consultation de magazines en ligne, de galeries photos, etc.).

Comment contrôler ces voleurs de temps ? Eh bien, la solution réside dans la création d’un espace de travail privé. Cet espace devrait être en principe une copie de votre espace au bureau. Pour l’aménager, vous devrez choisir un endroit dans votre domicile que vous allez complètement transformer en un tout nouvel espace de travail (dans la limite des possibilités de chacun, bien entendu). 

Il est vital que votre espace de travail privé soit très différent du reste de la maison en matière de décoration, d'aménagement, et si possible de couleurs. L’idée est de former une association évidente dans le cerveau entre cet espace privé, et le mode travail. L’idéal serait de pouvoir convertir une petite chambre qui dispose d’une fenêtre lumineuse et d’une porte en bureau à domicile. Une autre option serait de modifier l’aménagement d’un espace partagé dans la maison qui soit peu fréquenté, et où les autres membres de famille, les proches, et les amis n’oseront pas venir vous interrompre avec leurs discussions ou les bruits des musiques ou vidéos qu’ils écoutent lorsque vous l’utiliserez. L’aménagement d’un espace de travail privé à domicile est un défi de taille lorsque l’on vit à plusieurs sous le même toit. Il est donc vital d’expliquer aux personnes avec qui vous vivez l’importance de respecter l’environnement de travail que vous avez créé pour vous permettre de vous concentrer et de générer des revenus.

Voici de quoi devrait être composé l’espace de travail idéal et les critères à respecter :

• Uniquement les appareils connectés nécessaires au travail (ordinateur, tablette, etc.) et aucun type d’appareil pouvant être utilisé pour se divertir. Si vous travaillez principalement depuis votre ordinateur portable, vous devez installer des extensions de navigateur qui permettent le suivi du temps et le blocage planifié des distractions en ligne. Rappelez-vous également que lorsque vous êtes dans cet espace, vous devez considérer que vous êtes en dehors de la maison et que vous avez des tâches qui attendent. Pratiquez ce schéma mental plusieurs fois par jour et vous formerez bien plus tôt que vous ne le pensez des associations mentales bien ancrées.
• Pour renforcer l’idée d’être en dehors de la maison, il est nécessaire de changer l’apparence de cet espace. Peu ou pas d’objets de décoration, un bureau et des tables bien ordonnés, pas de photos, pas de dessins réalisés par vos enfants — vous saisissez l’idée. Préférez un aménagement aéré. D’un autre côté, il y a des objets comme les tasses de café, les stylos et les montres que le cerveau associe au travail, au temps et à la routine, et qui pourraient donc vous aider à créer et maintenir l’illusion d’être dans un espace de travail professionnel. Cet effet peut être consolidé à travers une apparence qui contraste avec le reste du domicile : si la maison est décorée avec des couleurs claires, vous devez chercher à intégrer des couleurs plus foncées dans votre espace de travail (un bureau noir, des objets gris foncé, etc.), et vice versa. Ce n’est qu’en créant un tel contraste que vous aurez une chance de vous sentir réellement ailleurs !
• L’espace de travail privé doit être éloigné des endroits les plus fréquentés, surtout pour les enfants.
• L’espace doit permettre un accès facile à une salle de bain à proximité, tout en restant suffisamment éloigné de la cuisine et des autres sources d’aliments. Prévoir un maximum de mètres carrés d’éloignement avec le réfrigérateur !
• Dans l’espace, il faut ajouter un tableau blanc, un tableau de visualisation, ou encore une feuille de suivi, ou dit autrement, une sorte de mécanisme visuel impactant qui permet le suivi des tâches à accomplir et des tâches organisées selon la matrice d’Eisenhower relative à l’urgence et l’importance.

Le travail à domicile est un jeu d'équipe

Le travail à domicile présente naturellement de grands avantages, l’un des plus importants étant lié au respect du rythme de travail qui convient à chaque personne. Nous avons en effet tous des rythmes de travail différents — certaines personnes sont plus productives pendant la matinée, d’autres la nuit, certains télétravailleurs peuvent rester concentrés pendant de longues périodes, et il y a toujours ceux qui attendent que le ciel leur tombe sur la tête pour connaitre des périodes de productivité intense. En fournissant quelques efforts de réflexion pour déterminer dans quelle catégorie vous vous classez, vous connaitrez les horaires où vous êtes particulièrement productif.

C’est en effet en identifiant votre rythme idéal de travail que vous pourrez établir une routine à laquelle vous allez adhérer. Une routine faite pour vous. Quant à la routine modèle que nous avons partagée plus haut, rappelez-vous que vous pouvez la personnaliser en fonction de votre productivité. Mais pour cela, il faut être brutalement honnête envers vous-même : allez-vous travailler plus vite si vous prenez une ou deux heures à midi pour regarder votre série préférée et vous relaxer ? Au lieu de déjeuner en 30 minutes ou une heure comme au bureau, préfèreriez-vous prendre 3 longues heures pour déjeuner et vous détendre afin d’être plus productif en fin d’après-midi et pendant la soirée ? Vous devez être brutalement honnête et particulièrement responsable au moment de répondre à ces questions et à bien d’autres, et vous fonder sur les résultats de tests réalisés par rapport à la façon de diviser la charge de travail, de structurer les heures de travail, d’organiser les objectifs à atteindre, etc.

Sans oublier que chez vous, vous serez rarement seul. Que vous viviez avec des amis, des membres de famille, ou avec vos toutous adorés, vous devez considérer que vous êtes en compagnie de vos proches, et bien évidemment non de collègues. Cela implique une différence monumentale. Vos collègues de travail sont généralement orientés vers les mêmes objectifs que les vôtres. Ce n’est pas le cas de vos proches. Pourquoi évoquons-nous ce point ? Considérons cet exemple : un télétravailleur devient ultraproductif le soir, et il se sent parfaitement capable de terminer toute sa charge de travail quotidienne lorsque l’inspiration s’éveille dans son esprit vers 23 h. Si toutefois à ce moment précis, un proche souhaite entamer une discussion, le chien devient hyperactif, ou que le voisin décide de chanter en karaoké, l'élan va se dissiper et le plan tombera à l’eau. Vous devez donc comprendre que lorsqu’on ne vit pas seul, le travail à domicile devient un jeu d’équipe qui requiert la compréhension et la coopération de toutes les personnes qui vivent dans le domicile. 

Cela est particulièrement important lorsque le travailleur à domicile est employé par une entreprise, et qu’il doit respecter des délais pour atteindre des objectifs déterminés. Si c’est votre cas, il est vital de déterminer vos meilleurs horaires de travail et d’expliquer à tous ceux qui partagent votre espace de vie de ne pas créer de distractions ni d’interruptions qui pourraient vous gêner, afin que vous puissiez chaque jour vous consacrer à ce qui importe le plus : réaliser votre travail dans les délais impartis.