Ridurre le differenze inventariali, aumentare i profitti: come funziona la prevenzione delle perdite per il business al dettaglio

La prevenzione delle perdite si riferisce alle azioni che un’azienda intraprende per ridurre i furti e le frodi. Queste perdite evitabili, causate da errori umani o da attività intenzionali, sono dette “differenze inventariali”.

Il taccheggio e i furti da parte dei dipendenti costituiscono un problema annuale da 3,48 miliardi di euro per il settore del commercio al dettaglio in Italia. L’aumento degli incidenti e le nuove modalità di furto stanno inducendo i rivenditori a investire in nuove tecnologie per ridurre le differenze inventariali.

Quindi quali misure preventive potete mettere in atto per ridurre le perdite e proteggere i profitti? Questa guida vi spiegherà i diversi tipi di differenze inventariali, oltre a strategie ed esempi per mitigare il rischio nel vostro business al dettaglio.

Cos’è la prevenzione delle perdite?

La prevenzione delle perdite è qualsiasi pratica adottata per ridurre i furti, le frodi e gli errori in un’attività commerciale. L’obiettivo della prevenzione delle perdite è eliminare le perdite prevenibili e preservare i profitti. Si riferisce principalmente alla vendita al dettaglio, ma esiste anche negli ambienti aziendali.

La prevenzione delle perdite nel commercio al dettaglio prevede l’identificazione delle cause delle differenze inventariali e la ricerca di soluzioni. Le attività commerciali implementano spesso strategie come l’assunzione di un responsabile della prevenzione delle perdite o l’installazione di telecamere di sicurezza per migliorare la prevenzione delle perdite e aumentare i profitti.

La prevenzione delle perdite continua a essere una sfida sia sul fronte digitale che su quello della vendita al dettaglio, data l’esistenza sia di abili criminali informatici che di taccheggiatori che rubano articoli a basso prezzo. Il rischio è diventato molto più di una priorità per i rivenditori europei, secondo il report La sicurezza nel retail in Europa:

• Il crimine organizzato nel settore della vendita al dettaglio (ovvero il taccheggio, la sottrazione di merci) è la principale causa di perdite nel settore del retail (nel 78% dei casi si tratta di baby gang);
• I furti interni (ovvero da parte dei dipendenti) sono una priorità per il 71% dei rivenditori;
• Le frodi commesse dai fornitori sono un problema per il 63% dei rivenditori.

Le perdite, dette anche differenze inventariali, sottraggono profitti alla vostra attività di vendita al dettaglio. Maggiori sono le differenze inventariali, più difficile sarà rimanere aperti. Risolvere il problema delle perdite può comportare benefici inaspettati oltre al risparmio di denaro, tra cui una migliore formazione dei dipendenti, migliori misure di sicurezza e prevenzione e un migliore servizio clienti. 

Cosa sono le differenze inventariali?

Con “differenze inventariali” si indica la situazione in cui un negozio ha in magazzino meno articoli rispetto all’inventario contabile registrato. I fattori che contribuiscono alle differenze inventariali includono i furti da parte dei dipendenti, il taccheggio, gli errori amministrativi, le frodi dei fornitori, i danni ai prodotti e altro ancora. Le differenze inventariali hanno una correlazione diretta con il profitto: maggiori sono le differenze inventariali, minori sono i profitti.

Secondo il report Le differenze inventariali nella GDO in Italia (2020), le differenze inventariali rappresentano il 2,4% del bilancio finale dei rivenditori costando così al settore 1.378 miliardi di euro all’anno.

Applichiamo le differenze inventariali alla vostra operatività quotidiana: supponiamo che ricevete da un fornitore prodotti da mettere in vendita per un valore di 10.000 euro. Registrate il valore delle scorte in euro sul vostro bilancio come attivo corrente. Ogni volta che vendete un articolo, il conto delle scorte viene ridotto del costo del prodotto e vengono registrate le entrate correlate alla vendita. 

Supponiamo che perdete un po’ di scorte, per qualsiasi motivo. Ci sarà una discrepanza tra le scorte fisiche e quelle registrate. La differenza tra i due è la differenza inventariale. 

Se le vostre scorte contabili sono pari a 10.000 euro, ma le scorte fisiche sono solo di 9000 euro, una parte di quelle scorte è andata persa e la differenza inventariale è pari a 1000 euro. Qual è il problema peggiore? 

  Se perdete scorte a causa delle differenze inventariali, non potete recuperare il costo della merce perché non avete nulla da vendere o restituire, il che ha un impatto diretto sui risultati economici.

Alcune attività commerciali cercheranno di coprire il costo delle differenze inventariali aumentando i prezzi al cliente, che dovrà quindi sostenere l’onere del furto e dell’inefficienza. Se i vostri clienti sono sensibili ai prezzi, le differenze inventariali possono anche danneggiare il vostro rapporto con i clienti e di conseguenza le vendite.

Tipi di differenze inventariali

Ora che avete capito le basi della prevenzione delle perdite e il suo impatto sui rivenditori, diamo un’occhiata ai tipi comuni di differenze inventariali:

• Taccheggio o furto
• Frodi sui resi
• Furto da parte di dipendenti
• Errore amministrativo
• Frodi da parte di fornitori
• Perdite non attribuite

Taccheggio o furto

Il 33° sondaggio annuale sui furti nella vendita al dettaglio di Jack L. Hayes International ha rilevato che il valore dei casi di taccheggio negli USA è aumentato del 13% nel 2020. Il taccheggio rappresenta da solo la quota più grande delle differenze inventariali nella vendita al dettaglio, con oltre il 35% delle perdite annuali. 

Quando si pensa al taccheggio, si può immaginare qualcuno che esce dal negozio con un prodotto infilato sotto la giacca e questo è in effetti parte del problema del taccheggio.

Ma non è il quadro completo. I taccheggiatori possono rubare articoli con un valore che spazia da 1 a 1000 euro. Possono operare da soli o in gruppo. Possono colpire una sola volta o tornare ogni settimana.

Il taccheggio può assumere molte forme e può rappresentare un problema per qualsiasi rivenditore. Ecco perché è vitale prendere provvedimenti per mitigare il potenziale di taccheggio nel vostro negozio.

Ecco alcuni modi:

• Sorveglianza e segnaletica ben visibili. Non sottovalutate l’efficacia di monitorare il negozio e di rendere ben chiaro ai clienti che lo state facendo. Le telecamere di sorveglianza consentono di intercettare i taccheggiatori prima che lascino il negozio, mentre la segnaletica che ricorda ai clienti la presenza delle telecamere e la vostra volontà di perseguire i taccheggiatori può essere di grande aiuto per scoraggiare questo comportamento.
• Attenta organizzazione del negozio. A seconda della disposizione del negozio, potreste addirittura agevolare l’attività dei taccheggiatori. Gli angoli bui o non monitorati e la merce accatastata o disorganizzata rendono facile il taccheggio indisturbato. Dopo tutto, come si può dire che manca un articolo quando non si sa neanche dove fosse? Se il vostro negozio ha articoli costosi o che vengono sottratti frequentemente, considerate di metterli sotto chiave.
• Ottimo servizio clienti. Incoraggiate il vostro staff a salutare i clienti quando entrano nel negozio, a offrire aiuto mentre si guardano attorno e a monitorare sempre le aree come i camerini. Ricordare agli acquirenti che i commessi osservano e possono intercettare i taccheggiatori è un altro ottimo modo per scoraggiare questa attività illecita.

Frodi sui resi

Tra le cause più trascurate di perdite nella vendita al dettaglio figurano le frodi sui resi. Vengono trascurate perché le frodi sui resi possono essere difficili da individuare, in primo luogo: i loro effetti si rendono evidenti solo quando si sommano durante l’anno. Le frodi sui resi possono anche assumere diverse forme, tra cui:

• Reso di merce rubata
• Reso di merce acquistata con denaro falso
• Reso di merce usata
• Uso di scontrini contraffatti per restituire la merce
• Reso di merce sostituita

Le frodi sui resi sono più difficile da arginare del taccheggio a causa di tutti i modi in cui possono avvenire. Tuttavia, è possibile combattere ogni forma di frode sui resi con una politica intelligente di reso e sostituzione applicata coerentemente dai dipendenti:

• Richiedete gli scontrini per i rimborsi in contanti. La maggior parte dei rivenditori richiede lo scontrino per erogare un rimborso in contanti per gli articoli restituiti. Anche voi dovreste farlo. In assenza dello scontrino, i clienti possono solo ricevere un credito in negozio o sostituire l’articolo. Assicuratevi che i dipendenti applichino SEMPRE questa politica.
• Formate i dipendenti affinché individuino le frodi sui resi. I resi fraudolenti non sono così palesi come il taccheggio. Ecco perché è indispensabile formare i dipendenti affinché individuino e sventino le frodi sui resi.
• Richiedete un documento d’identità per tenere traccia dei resi. Nonostante la vostra politica sui resi e la formazione dello staff, alcuni resi fraudolenti sfuggono. È una buona idea richiedere un documento d’identità valido durante tutte le transazioni di restituzione e sostituzione, in modo da poter tenere traccia dei clienti con resi frequenti o poco chiari e agire di conseguenza.

Fortunatamente, le frodi sui resi costituiscono solo il 6% circa dei resi negli USA, secondo la National Retail Federation. 

Furto da parte dei dipendenti

Il furto da parte dei dipendenti è qualcosa di cui i rivenditori non vorrebbero doversi preoccupare. È facile dire che vi fidate dei vostri dipendenti e lasciare le cose come stanno.

Se però non vi preparate adeguatamente per prevenire i furti interni, rimanete vulnerabili. Dopotutto, in Europa i furti da parte dei dipendenti rappresentano la seconda causa di perdite secondo le aziende del settore retail. 

Il furto da parte dei dipendenti può assumere molte forme e non tutte hanno l’aspetto del furto vero e proprio a cui tutti pensiamo. Il furto da parte dei dipendenti include:

• Furto di merce vero e proprio
• Simulazione di falsi resi ed emissione di buoni regalo fraudolenti
• Favoritismi (evitare di scansionare alla cassa tutti gli articoli di un amico o di un familiare o utilizzare impropriamente il proprio sconto per dipendenti)
• Sottrazione di denaro dal cassetto della cassa, di solito per piccoli importi alla volta che possono sommarsi fino a diventare grandi perdite

Quindi, come potete impedire fermare i furti da parte dei dipendenti nel vostro negozio? Potete sempre installare telecamere di sorveglianza nelle aree riservate ai dipendenti, affiggere cartelli che indicano che i dipendenti sono monitorati e controllare le borse dei dipendenti prima che escano. Ma come potete immaginare, questo tipo di politica non favorisce un clima sereno nell’ambiente di lavoro.

Ecco alcuni modi più pratici per frenare i furti e le frodi da parte dei dipendenti:

• Verificate le vostre prassi di assunzione. Si sa che spesso i rivenditori non adottano criteri di selezione rigorosi, ma dovete prestare attenzione quando decidete chi saranno i collaboratori in prima linea nella lotta alla prevenzione delle perdite. Cercate dipendenti coscienziosi che si comportino con integrità. È meno probabile che approfittino del proprio potere come dipendenti e saranno migliori alleati nella lotta anche a tutti gli altri tipi di perdite nella vendita al dettaglio.
• Formate adeguatamente i dipendenti. Una volta che avrete creato il team giusto, è vostro compito dargli la formazione necessaria per mitigare gli errori e le perdite, individuare taccheggi e frodi e ridurre il tasso di differenze inventariali nella vendita al dettaglio.
• Considerate la cultura del vostro negozio. Se il vostro negozio al dettaglio ha una grande cultura dell’ambiente di lavoro, i dipendenti resteranno più a lungo e saranno maggiormente coinvolti nel successo del negozio. Lavorate per creare una cultura positiva e a basso tasso di turnover (oltre ai suggerimenti di cui sopra) e vedrete diminuire i furti e le frodi da parte dei dipendenti.

Sorprendentemente, il 75% dei dipendenti ammette di aver rubato almeno una volta dal proprio datore di lavoro. Ma esistono modi per tenere a bada le frodi da parte dei dipendenti. 

Errore amministrativo

Quando il bilancio finale dell’attività mostra perdite inattese, non è mai una bella sensazione. Ma non tutte le perdite nella vendita al dettaglio derivano da un comportamento malevolo o illecito. Semplici errori amministrativi e burocratici sono in realtà responsabili del 18,8% delle differenze inventariali annuali.

Si tratta di una fetta di fatturato importante, che potete proteggere semplicemente implementando i sistemi giusti per tracciare costantemente e con precisione le scorte e le vendite.

Come si traduce un errore amministrativo in perdite nella vendita al dettaglio? Sviste come l’errata etichettatura, sconti errati ed errori di contabilità possono far sì che la merce venga venduta a meno del dovuto o rimborsata per un valore maggiore del dovuto. Questo implica la perdita di denaro reale.

Gli errori amministrativi sono per loro natura accidentali, ma questo non significa che non si possano prevenire. Vediamo come evitare e intercettare questo tipo di perdite prima che impattino negativamente sul vostro negozio:

• Formazione dei dipendenti. Se i dipendenti sono adeguatamente formati, quando condurranno verifiche di inventario, prezzeranno gli articoli o gestiranno i resi, avranno meno probabilità di commettere errori che finiscono per contribuire alle perdite nel punto vendita.
• Inventario a rotazione. A seconda del numero di prodotti e delle varianti che trattate, fare e gestire l’inventario di tutta la merce del negozio può essere un processo lungo. Prendete in considerazione l’idea dell’inventario a rotazione (conteggio periodico e pianificato di una o più parti delle scorte fisiche del magazzino), in cui vi concentrate su un tipo di prodotto piuttosto che su tutti in una volta sola. Dal momento che può essere effettuato più rapidamente e più spesso dell’inventario manuale completo, l’inventario a rotazione può aiutarvi a individuare le differenze inventariali e a risolverle prima che diventino un problema più grande.

Frodi da parte dei fornitori

Circa il 5% delle differenze inventariali è dovuto a frodi da parte dei fornitori. Questo tipo di differenza inventariale può avere due cause: la frode che riguarda l’alterazione degli assegni e la contraffazione delle fatture o i fornitori che rubano dal negozio quando consegnano la merce. 

Alcuni modi per combattere le frodi da parte dei fornitori includono:

• Conducete rigorose verifiche sulla reputazione dei nuovi fornitori. I fornitori sono un’estensione della vostra attività di vendita al dettaglio, specialmente se consegnano gli ordini al vostro negozio. In che misura conoscete i vostri fornitori e i loro dipendenti? Assicuratevi di verificarne la reputazione o l’esistenza di eventuali sanzioni o azioni legali a loro carico. Potreste anche esaminare i loro profili sui social media, controllare la verifica dei registri aziendali e appurare se i dipendenti hanno qualche condanna penale.
• Create una linea di assistenza anonima. Alcuni dipendenti o anche soggetti esterni possono essere esitanti nel segnalare una frode. Potrebbero non voler collegare il proprio nome a una denuncia per paura delle conseguenze. Potete creare una linea di assistenza o un sistema di messaggistica anonimo in cui le persone possono segnalare le frodi senza fornire i propri dati personali.
• Autorizzate dipendenti specifici alla gestione dell’inventario e alla fatturazione. Se non gestite in prima persona tutta la fatturazione e l’acquisto delle merci, assegnate ciascun compito a dipendenti distinti: uno per l’acquisto di merci, uno per la fatturazione. 

Perdite non attribuite

Ecco il tipo più bizzarro e frustrante di differenza inventariale: quella con cause ignote. Secondo il National Retail Security Survey, oltre il 6% delle differenze inventariali non può essere attribuito alle categorie di cui sopra, lasciando voi e milioni di altri negozi al dettaglio nell’incertezza. 

Strategie di prevenzione delle perdite nel settore retail

Nonostante le molte cause note (e ignote) delle differenze inventariali, esistono modi utili per prevenirle. Può funzionare qualsiasi combinazione dei seguenti metodi:

• Verificare le prassi di assunzione e formazione
• Istituire politiche chiare
• Creare forti deterrenti
• Ottenere collaborazione
• Assumere un responsabile della prevenzione delle perdite
• Sviluppare prassi contabili rigorose
• Migliorare la gestione dell’inventario 

Verificare le prassi di assunzione e formazione

Sebbene la tecnologia e gli strumenti più recenti possano migliorare la vostra operatività, la formazione dei dipendenti alla vecchia maniera sta tornando in auge. Nel 2020, il discorso della prevenzione delle perdite è stato affrontato molto più spesso durante l’orientamento dei nuovi assunti: il 95% delle aziende utilizza questa tattica. 

Prendendo in considerazione la prevenzione delle perdite durante i processi di assunzione e formazione, è possibile avere un impatto sui due fattori principali: taccheggio e furto da parte dei dipendenti.

Quando si parla di furto da parte dei dipendenti, si immagina un dipendente del negozio che intasca della merce. Ma il furto da parte dei dipendenti include anche attività come l’uso improprio dei rimborsi e l’uso eccessivo degli sconti.

Quando assumete dipendenti per il negozio, quali qualità e competenze cercate? Dovete selezionare candidati coscienziosi che si comportino con onestà. 

I dipendenti che eccellono in queste aree sono alleati nella lotta alle perdite. È meno probabile che abusino del loro potere come dipendenti e contribuiranno con maggiore convinzione al successo del rivenditore. Vi aiuteranno con maggiore solerzia a ridurre le differenze inventariali nella vendita al dettaglio.

I bravi dipendenti vogliono prevenire le perdite d’inventario, ma è vostro compito fornire loro gli strumenti e la formazione di cui necessitano per conseguire questo obiettivo. La formazione dei dipendenti finalizzata a identificare e arrestare il taccheggio può fare una grande differenza nelle vostre differenze inventariali. 

Quando si tratta di formazione sulla prevenzione delle perdite, avete molte opzioni a disposizione. Potete provare un corso online oppure rivolgervi a un esperto di prevenzione delle perdite e di sicurezza affinché formi i dipendenti di persona.

Istituire politiche chiare

Una politica chiara è essenziale per ridurre le differenze inventariali. Nel 2020, oltre il 92% delle attività commerciali ha riferito di aver utilizzato un codice di condotta nell’ambito del programma di sensibilizzazione sulla prevenzione delle perdite. Anche se ciò non impedisce fisicamente un comportamento criminale da parte dei dipendenti, comunica l’impegno della vostra azienda verso una condotta etica e definisce le aspettative per il comportamento dei dipendenti. 

Create una politica che evidenzi l’uso accettabile della proprietà aziendale e mostratela ai dipendenti nella fase di inserimento. Esponete con chiarezza le azioni disciplinari che intraprenderete se qualcuno viene sorpreso a rubare nell’attività commerciale. 

È importante adottare gli stessi standard per tutti. Ad esempio, se non volete che i dipendenti del negozio rubino denaro o usino le forniture per scopi personali, non permettete nemmeno ai supervisori o ai manager di mettere in atto questi comportamenti. 

Creare forti deterrenti

Il crimine organizzato nella vendita al dettaglio continua a essere un problema serio per i rivenditori dal punto di vista non solo economico ma anche della sicurezza: secondo il report CrimeTech, il 68% degli intervistati ha registrato episodi di ORC (Organized Retail Crime) con comportamenti violenti (qui per il report completo).

L’allentamento delle linee guida per le forze dell’ordine e la riduzione delle pene hanno causato un aumento di queste attività criminali, secondo il sondaggio Organized Retail Crime condotto da NRF nel 2020. 

Le attività commerciali cambiano spesso le proprie strategie di lotta al crimine nella vendita al dettaglio, a prescindere che il fenomeno sia dovuto a comportamenti dei clienti o dei dipendenti. Trasmettere l’idea dell’esistenza di solide misure di sicurezza è importante tanto quanto la loro attuazione. Dimostra che prendete sul serio le perdite e può dissuadere le persone dal mettere in atto un comportamento illecito. 

Quando è stata l’ultima volta che avete esaminato il vostro sistema di prevenzione delle perdite e la sua efficacia?

Nel 2020, i primi cinque sistemi di prevenzione delle perdite in uso negli Stati Uniti erano:

• Allarmi antifurto o sorveglianza elettronica degli articoli (95%)
• Videoregistratori digitali (88%)
• Televisione a circuito chiuso dal vivo visibile ai clienti (78%)
• Ritiro di depositi con mezzi blindati (77%)
• Data mining POS (72%)

Ciascuno di questi strumenti ha visto una crescita significativa dal 2019, secondo NRF.

L’analisi dei dati POS e la televisione a circuito chiuso dal vivo visibile ai clienti stanno diventando strumenti ampiamente utilizzati. D’altra parte, i negozianti continuano a fare affidamento su classici come l’antifurto per scoraggiare il crimine. La domanda da porsi è: quale tecnologia nuova o emergente dovreste prendere in considerazione? 

Le piccole attività possono oggi sfruttare con semplicità strumenti come la televisione a circuito chiuso dal vivo e i videoregistratori digitali. Ad esempio, Shopify collabora con Google e Nest per consentire ai merchant di utilizzare telecamere di sicurezza ad alta tecnologia a un prezzo accessibile. 

Piuttosto che installare un ingombrante e costoso sistema di sicurezza nel negozio, potete cavarvela con una Nest Cam per soli 90 euro. Ci vogliono pochi minuti per configurarla e con l’app Shopify è possibile monitorare l’attività del negozio da qualsiasi luogo, risparmiando tempo e proteggendo i vostri sudati guadagni.

Ottenere collaborazione

Un’efficace prevenzione delle perdite inizia al vertice e poi si propaga verso il basso e in tutta l’organizzazione. Contrastare le differenze inventariali significa ottenere la collaborazione di tutti nell’attività commerciale, dal proprietario fino ai commessi e ai cassieri.

Ma come fanno i rivenditori a realizzare questo obiettivo?

La tattica più importante per coinvolgere il vostro team nella prevenzione delle perdite è semplice: 

1. Adottare trasparenza in merito al problema. 
2. Comunicare i numeri delle differenze inventariali in tutta l’organizzazione. 
3. Aiutare il team a comprendere quanto ci sia da guadagnare affrontando il problema delle differenze inventariali. 
4. Condividere gli obiettivi di prevenzione delle perdite e metterli in relazione ai progressi compiuti.

Per la maggior parte dei manager di alto livello, il vantaggio della prevenzione delle perdite si riduce ai numeri. Che dire degli addetti del negozio che potrebbero non essere altrettanto interessati all’andamento dell’organizzazione? Dovete ottenere anche la loro collaborazione.

A questo scopo:

1. Date ai dipendenti del negozio la possibilità di assumersi la responsabilità del successo dell’attività commerciale. 
2. Definite parametri chiari e premiate i dipendenti che raggiungono e superano gli obiettivi prefissati. 
3. Condividete il successo del team con ciascun membro dell’organizzazione.

Assumere un responsabile della prevenzione delle perdite

L’assunzione e la formazione di una figura dedicata a ridurre le differenze inventariali nella vendita al dettaglio vi offre un vantaggio nella lotta alle perdite. Per molti negozi è facile copiare le attività di creazione e attuazione di una strategia di prevenzione delle perdite senza attribuirne la responsabilità a nessuno. 

Ecco perché assumere qualcuno il cui ruolo principale sia quello di guidare le attività di prevenzione delle perdite è un’opzione che vale la pena prendere in considerazione, in particolare quando il vostro business cresce.

Le mansioni di prevenzione delle perdite sono comuni per i negozi al dettaglio di tutti i livelli. Questi ruoli comprendono:

• Dirigere, condurre e fornire risultati in merito alle indagini su furti, frodi, atti di violenza sul luogo di lavoro e altri eventi critici 
• Tenere i proprietari informati in merito ai problemi più importanti e all’andamento della strategia di prevenzione delle perdite
• Analizzare i dati, condurre audit e identificare le tendenze per creare piani d’azione volti a ridurre il rischio
• Promuovere e attuare best practice di sicurezza
• Eseguire verifiche a campione in tutto il negozio

Un’altra opzione: potete anche assumere un agente di sicurezza specializzato nella vendita al dettaglio per questo scopo, piuttosto che chiedere ai dipendenti di affrontare i potenziali taccheggiatori.

Sviluppare prassi contabili rigorose

Non tutte le differenze inventariali si verificano nel negozio. A volte le perdite saranno visibili solo nel vostro bilancio. La prevenzione delle perdite può anche passare per una revisione delle prassi contabili. 

Nella contabilità, i rivenditori devono stabilire la base di costo di tutte le scorte. La contabilità dei costi è un metodo di valutazione inventariale meno complesso, basato sui costi. Le scorte vengono monitorate solo in base a quanto avete pagato quando le avete ricevute. Non si tratta tuttavia dell’approccio migliore per rilevare le differenze inventariali.

La contabilità al dettaglio, d’altra parte, valuta le scorte in base al prezzo al dettaglio. Vi permette di monitorare i prezzi nel tempo, compresi i ricarichi, i ribassi e i prezzi di vendita per i singoli prodotti. La contabilità al dettaglio è una modalità contabile più capillare e può contribuire a individuare le differenze inventariali. 

Un’altra ragione per adottare nuove prassi contabili: se i report d’inventario e le registrazioni delle vendite non sono allineati, dovrete dedicare molto tempo a riconciliare gli scontrini. Se questi documenti sono pieni di errori, le autorità fiscali potrebbero procedere a una verifica della vostra attività commerciale.

Migliorare la gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario deve rappresentare una priorità per la vostra attività, se intendete migliorare la prevenzione delle perdite. Con un adeguato controllo delle scorte, potete tenere traccia degli articoli e prevenire le differenze inventariali.

Alcuni modi per migliorare la gestione dell’inventario:

• Implementare il tracciamento degli articoli. Tracciare gli articoli è semplice e consente di capire dove è scomparso un prodotto, se nel magazzino o nel negozio. È possibile apporre sui prodotti delle etichette RFID, che utilizzano frequenze radio per tracciare gli articoli, e monitorare automaticamente l’inventario e i livelli delle scorte. 
• Contare spesso le scorte. Un conteggio completo delle scorte può richiedere troppo tempo per essere effettuato regolarmente, quindi prendete in considerazione la possibilità di eseguire un conteggio parziale. Con Shopify potete confrontare i livelli delle scorte presenti fisicamente in negozio con i livelli registrati nel sistema POS, nonché riconciliare e aggiornare i livelli registrati quando trovate delle discrepanze. 
• Effettuare verifiche a sorpresa. Se ritenete che un dipendente vi stia derubando, effettuate verifiche a sorpresa. Un conteggio non pianificato delle scorte può rivelare delle anomalie senza dare ai dipendenti il tempo di prepararsi. 
• Investire in tecnologia di gestione dell’inventario. L’utilizzo di un software di gestione al posto di quaderni o fogli di calcolo può rendere la gestione delle scorte meno soggetta a errori umani. Offre inoltre strumenti, dati e report per gestire l’inventario in modo più efficiente e massimizzare il ritorno sugli investimenti. 

Con Shopify POS, ad esempio, potete ordinare e classificare un numero illimitato di prodotti e varianti, tracciare, contare e riconciliare l’inventario per più punti vendita, nonché accedere a report dettagliati sulle scorte disponibili per vedere il prezzo di costo e il valore al dettaglio delle scorte attuali da un unico back office.

Man mano che la vostra attività al dettaglio cresce e le scorte diventano più difficili da gestire, è probabile che le differenze inventariali aumentino. Considerate di investire negli strumenti giusti per comprendere meglio le potenziali vulnerabilità e mitigare il rischio, in modo da ottenere un profitto maggiore per la vostra attività commerciale. 

Esempi di successo nella prevenzione delle perdite 

Ora che abbiamo discusso gli aspetti di base, diamo un’occhiata ad alcuni piani di prevenzione delle perdite che hanno avuto successo. Che il vostro budget sia di 100.000 euro o di 0 euro, ogni negozio può imparare da questi casi di studio.

Sears Canada

Sebbene Sears Canada abbia chiuso definitivamente i battenti all’inizio del 2018, possiamo comunque imparare dal suo esempio sul fronte della prevenzione delle perdite.

Sears Canada si è concentrata sulla combinazione di vecchi standard e tecnologia all’avanguardia. Ha dotato il personale addetto alla prevenzione delle perdite dei migliori strumenti, non solo i più nuovi. Ha fatto affidamento sulla videosorveglianza in tutti i negozi Sears Canada, ma non per intercettare i taccheggiatori dopo il fatto.

Il team di prevenzione delle perdite utilizzava l’analisi di dati e video ottenuti dalle telecamere di sorveglianza del negozio per identificare pattern, ad esempio le aree del negozio in cui i clienti si soffermavano a lungo. Analizzando questi pattern e condividendoli con tutti i negozi, il team è stato in grado di concentrarsi meglio sui “punti caldi”, ovvero le aree più soggette ad attività di furto, e di intercettare i comportamenti di taccheggio prima che diventassero un problema.

Per la storia completa, cliccare qui (articolo in inglese)

Target

Uno dei principali sviluppi della vendita al dettaglio nell’ultimo decennio è la comparsa delle casse self service nelle grandi catene. L’eliminazione del cassiere (che scansiona ogni articolo, interagisce con i clienti e osserva il comportamento) costituisce un ovvio ostacolo alle attività di prevenzione delle perdite.

Target ha affrontato questo problema puntando molto su una delle tattiche antitaccheggio di cui sopra: la sorveglianza bene in evidenza. Chi ha utilizzato le casse self service di un negozio Target di recente potrà aver notato, proprio all’altezza degli occhi, un riflesso del proprio volto. Serve a ricordare che “qualcuno ti osserva”. Target forma inoltre i dipendenti alla sorveglianza dello scanner: lo staff addetto alla prevenzione delle perdite osserva quali articoli il cliente ha scansionato e quali no.

Meijer

Quando si tratta di sorveglianza, può essere complicato e dispendioso in termini di tempo trovare le prove (o appurarne l’assenza) sia dei furti dei dipendenti che dei normali taccheggi. Lo staff addetto alla prevenzione delle perdite può osservare l’intero turno di un dipendente e non trovare alcuna prova di furto, non esattamente un processo efficiente.

Il team di prevenzione delle perdite di Meijer ha adottato un approccio diverso. Usa un monitoraggio intelligente del POS per raccogliere montagne di dati. Lascia quindi che il software analizzi il tutto per identificare gli eventi che non rientrano nel normale schema delle transazioni. Ciò significa che il team dedica più tempo a mitigare le perdite ed eliminare le cause delle differenze inventariali al dettaglio che rientrano nel proprio controllo.

Burberry

Le etichette RFID stanno diventando sempre più diffuse nel settore della vendita al dettaglio. Possono tracciare gli articoli lungo tutta la catena di fornitura fino alla vendita finale. Burberry utilizza la tecnologia RFID per identificare i prodotti mediante segnali radio. La tecnologia RFID è racchiusa in un piccolo tag, tipicamente affisso sul cartellino dell’articolo e incorporato nel prodotto attraverso un’etichetta RFID in tessuto. 

Come Burberry spiega sul suo sito web, “Abbiamo iniziato ad utilizzare la tecnologia RFID nell’ambito delle linee di prodotti Burberry allo scopo di fornire assistenza all’attività di inventario e ai controlli sulla qualità, migliorando nel contempo la customer experience in alcuni negozi selezionati”. 

L’etichetta RFID integra anche contenuti multimediali specifici per il prodotto che i clienti possono guardare sugli schermi del negozio o sui telefoni. Le etichette di Burberry comunicano con i telefoni dei consumatori e forniscono informazioni sul luogo di produzione e sulle opzioni di design consigliate. 

Creare un piano di prevenzione delle perdite per il negozio

Nel mondo della vendita al dettaglio, le differenze inventariali fanno parte della vita, ma questo non significa che dovete rassegnarvi a perdere fatturato ogni anno. 

Si tratta in ogni caso di un grosso problema per i rivenditori, specialmente per coloro che hanno già margini stretti. Che siano etichette elettroniche per gli articoli, sorveglianza high-tech o riconoscimento facciale, i rivenditori continuano a cercare un modo unico e definitivo per ridurre le perdite di inventario.

Ma la realtà è che un efficace piano di prevenzione delle perdite è la migliore scommessa per limitare le perdite del vostro negozio al dettaglio. È l’unico modo per combattere efficacemente problemi come il taccheggio e i furti da parte dei dipendenti.