Digitalización de empresas: cómo afrontarla en 2022

La tecnología es cosa del presente. Y la digitalización de empresas, también. 

Hace unos años hablábamos de que el futuro era tecnológico, pero ese momento ya está aquí. 

Todos los aspectos de nuestra vida se ven ya afectados por los grandes avances de los últimos años: smartphones, Internet, equipos más y más potentes… Y todo con el objetivo de hacernos la rutina más fácil y cómoda. 

Atrás han quedado los tiempos en los que sólo podías leer las noticias en el periódico. Ahora, puedes hacerlo en tu teléfono. 

Y, por supuesto, las empresas asimismo tienen que adaptarse a los cambios. Es por ello que cada vez hay más puestos de teletrabajo y más personas pueden convertirse en nómadas digitales sin tener que renunciar a su trabajo. 

También es el motivo por el que podemos hacer los trámites administrativos online. 

Y sí, todo esto está relacionado con la digitalización de las empresas. 

Pero, ¿en qué consiste exactamente? Quédate y te lo contamos. 

Qué es la digitalización de las empresas

La digitalización de las empresas consiste en migrar las acciones, operaciones, trámites y procesos que normalmente se realizan de forma física al ámbito digital. 

Por ejemplo, enviar una factura en PDF a través de correo electrónico en vez de en papel y por correo ordinario. 

Es una actualización vital. Si las empresas hoy en día no contemplan los procesos virtuales, están destinadas a la extinción. 

Obviamente no todo puede ser 100% digital. Pero sí gran parte. 

Y es que hoy en día ya no es necesario ir presencialmente a recoger un formulario, rellenarlo, ir al lugar de destino y entregarlo. En lugar de eso, puedes hacerlo a través de Internet en cuestión de minutos. 

En muchos casos, ni siquiera necesitas estar presente para realizar tu trabajo. 

Pero no confundamos la digitalización de empresas con la transformación digital: son dos conceptos diferentes, aunque comúnmente se tienden a usar como sinónimos. No te preocupes, te explicaremos la diferencia en el siguiente punto. 

Aproximación al concepto de digitalización de la empresa 

Ahora bien, es hora de aclarar en qué se diferencian ambos términos: 

• La digitalización: es, básicamente, llevar al ámbito tecnológico los máximos procesos posibles que antes se hicieran en formato físico. 
• La transformación digital: va más allá, puesto que se trata de adaptar toda la cultura empresarial, ámbitos, procesos, herramientas y filosofía al entorno digital. El objetivo: adaptarse al cliente y usuario y, además, mejorar la eficiencia y procesos. 

En muchos casos se confunden los términos e incluso se tratan como sinónimos. Cómo puedes ver, la digitalización forma parte de la transformación digital, pero es sólo una parte del proceso. 

Se puede digitalizar una empresa sin llevar a cabo la transformación digital. 

Aunque es completamente aconsejable. 

Beneficios de la digitalización de empresas

La digitalización de empresas no solo es un proceso casi obligatorio hoy en día: también ofrece muchísimas ventajas para las empresas que no pueden pasar por alto. 

Los objetivos de cada compañía son diferentes. Pero independientemente de cuál sea el tuyo, encontrarás en este proceso aspectos positivos para ti. 

Así, podemos destacar las siguientes ventajas: 

• Mejorarás la comunicación con tus clientes: tanto tus clientes actuales como los potenciales están, inevitablemente, cada vez más adaptados al entorno digital. Por ello, introducir en tu sistema procesos digitalizados mantendrá el ritmo que tu público requiere —y necesita—. 
• Ahorrarás costes: es cierto que digitalizar los procesos tradicionales puede conllevar un gran desembolso inicial. Pero, a medio y largo plazo, el ahorro que supone supera con creces esa inversión. Pequeñas acciones que a priori no parecen definitivas —como la eliminación del papel en el proceso, la automatización de procesos, el uso de firmas electrónicas…— implican un gran cambio económico en los libros contables. 
• Nuevas oportunidades de negocio a la vista: nuevas necesidades conllevan nuevas oportunidades. Los cambios en los hábitos de consumo, en los métodos de suscripción, en la forma de consumo, en el comportamiento de los consumidores, etc. generan nuevos deseos y exigencias que van dejando atrás los anteriores. Y alguien tiene que cubrirlos. 
• La satisfacción del cliente debe ser prioridad: cuanto más rápidos son los procesos y la comunicación con el usuario, más abierto a quedarse estará este. Recuerda que, al fin y al cabo, sin clientes no hay negocio. 
• Aumentarás la productividad de tu negocio: el paso de lo analógico a lo digital también supone un aumento en el ritmo de producción. Esto implica que se puede hacer más trabajo en menos tiempo —y con menos esfuerzo—. Tal vez lleve un poco de tiempo adaptarse a las nuevas tecnologías, pero merece mucho la pena. 
• Disponibilidad continua: basar tu producción en un software alojado en la nube permite el acceso 24 horas. Así, podrás entrar desde cualquier lugar, a cualquier hora. El único requisito: tener acceso a Internet. 

Estos son algunas de las muchas ventajas que trae consigo la digitalización de las empresas. 

Pero nunca debemos olvidar que, además de buscar los beneficios, un negocio debe tener una idea clara: adaptarse a los cambios en su entorno. De lo contrario, se arriesgaría a desaparecer. 

Cómo digitalizar una empresa

Puede ser que la idea te parezca gigantesca. O que simplemente no sepas por dónde empezar. 

No te preocupes, vamos a darte ideas para empezar a digitalizar tu empresa con estos 7 consejos: 

1. Estudia tu público: no sirve de nada lanzar cambios a lo loco si no es realmente lo que se necesita en el momento. Haz un estudio de mercado para saber qué tipo de tecnologías están usando tus clientes y competidores. Así, podrás ir por el buen camino y ofrecer realmente lo que tu público necesita. 
2. Mantén una comunicación activa con tu clientela: abre redes sociales y haz encuestas para averiguar sus preferencias. Mantén una comunicación activa, e incluso puedes incentivarlos para que propongan ideas para aplicar en tu modelo de negocio. Todo esto tendrá un impacto positivo, ya que al público le gusta ser escuchado, y lo demuestra en forma de lealtad y fidelidad a la marca. 
3. Diseña una estrategia: no se pueden hacer las cosas sin pensar, está claro. Es necesario desarrollar y concebir un plan de acción para dar prioridad a los procesos más urgentes. Por ejemplo, tal vez para ti tenga prioridad incluir una pasarela de pagos para implementar el pago online. Sin embargo, tu competencia prefiere implementar un sistema de papel cero en primer lugar. Todo dependerá de tus objetivos y necesidades. 
4. Ofrece formación a tus empleados: es tan importante como implementar la digitalización. Si tus empleados no saben cómo utilizar los nuevos medios tecnológicos, no servirá de nada. Imagina que has implementado un sistema de estocaje digital: si el encargado del estocaje no sabe cómo utilizarlo, no podrá hacer uso de él. Simple, pero tiende a olvidarse. 
5. Nada de parches: no hagas las cosas a medias. A veces intentamos arreglar un proceso analógico que, efectivamente, ya no funciona. Pero intentar maquillarlo con la incorporación de un poco de tecnología no es suficiente. Una vez decidas digitalizar un proceso, hazlo completo: no tengas miedo al cambio. 
6. Explora nuevos modelos de negocios digitales: hoy en día existen muchísimas cosas que se pueden hacer online en vez de presencialmente. Por ejemplo, ya no es necesario acudir físicamente a un curso para aprender una habilidad. Define qué puedes ofrecer al mercado, a quién se lo vas a vender y cómo lo vas a vender. Los nuevos productos como e-books, dropshipping, infoproductos, cursos online… Todos ellos a la orden del día, y todos ellos muy fáciles de distribuir. 
7. Aprovecha la oportunidad de publicitarte: con las nuevas tecnologías se abre un campo muy rentable: la publicidad online. Es efectiva, se puede sesgar, y es mucho más económica que la publicidad tradicional. No desperdicies la oportunidad de visibilidad online. Hay una gran cantidad de medios: redes sociales, anuncios en webs de terceros, campañas publicitarias en plataformas, colaboraciones… El límite lo marcas tú. 
8. Fomenta el teletrabajo: sí, estamos de acuerdo en que hay ciertos puestos que requieren presencia física. Pero la gran mayoría de trabajos de oficina se pueden realizar de forma remota. Y no es para subestimarlo. El teletrabajo trae consigo ventajas que afectarán directamente al nivel de productividad: horarios flexibles, mayor calidad de vida de tus empleados, permite adoptar un enfoque basado en objetivos, mayor motivación, menos estrés… En definitiva: un empleado feliz significa una mayor productividad. 

Recuerda: cada empresa tiene su situación particular. Estudia la tuya y toma decisiones en función de tus necesidades y objetivos. 

Ejemplos de digitalización en empresas

Sabemos que en la práctica todo se entiende mejor. Así que vamos a ver algunos ejemplos de digitalización a continuación:

• El e-learning: ya no solo hablamos de la formación online —cursos a través de Internet, autodidactas—. A raíz de la situación de pandemia vivida en 2020, el sistema educativo se vio forzado a abrir las puertas a la digitalización: se empezaron a impartir las clases online tanto en institutos como universidades. Y no sólo eso: también se vieron forzados a implementar exámenes online. La respuesta fue clara: un público mucho más receptivo, unas herramientas mejor organizadas y una productividad mayor. 

• Aplicaciones de delivery: hablamos de las apps destinadas al servicio a domicilio. La influencia de este tipo de aplicaciones ha ido creciendo con el tiempo hasta instaurarse completamente en la mentalidad del consumidor de hoy en día. Cada vez más son las personas que dejan de hacer presencia física en restaurantes, supermercados, farmacias… y piden que se lo lleven a casa a través de Internet. Una herramienta poderosa y completamente tecnológica. 
• Servicios de streaming: Netflix llegó a nuestras vidas hace no tanto tiempo. Una de las primeras plataformas de visualización online de pago implantadas en España. Pero actualmente la oferta es mucho mayor… Y no sólo eso. Este servicio está intentando sustituir a un clásico: el cine. Ya hay películas que se estrenan directamente online, o que están disponibles en la plataforma al muy poco tiempo de ser estrenadas en cines. 
• Inteligencia artificial: hace unos años parecía una idea sacada de una película de ciencia ficción. Hoy, es realidad. Encontramos IAs en muchos dispositivos de nuestro día a día: smartphones, altavoces, ordenadores… Y, por supuesto, el paso lógico era implantarse en los procesos productivos. El uso de esta tecnología permite una reducción enorme de los tiempos de procesamiento de la información. Además, la productividad se dispara en las empresas que apuestan por este tipo de avances. 
• Ventas online: sin ir más lejos. Ahora no necesitas ir al centro comercial a comprar la ropa que necesitas: puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa. El ecommerce es, a día de hoy, casi imprescindible. Un comercio que no tenga presencia online está perdiendo una gran oportunidad de negocio. 
• Aplicaciones bancarias: incluso los bancos necesitan digitalizarse. El uso de aplicaciones móviles para consultar datos como cuánto dinero tienes en tu cuenta o para realizar transferencias ha desahogado mucho la afluencia de personas en sus oficinas. Además, ya nadie tiene tiempo de ir a una oficina para cualquier mínima operación. Eso sin contar que los horarios establecidos limitan mucho el marco de actuación. 
• Contactless: la tecnología de pago. Si eres de los que pagan sus compras con tarjeta, sabrás lo fácil y rápido que es: acercarla al TPV y listo. Es tan sencillo que su implementación ha reducido notablemente el tiempo de espera de los clientes en la cola para pagar. Esto se traduce en una experiencia mucho más satisfactoria y, por lo tanto, mayores ventas. 

Ayudas a la digitalización de las empresas

Por si aún no te decides a dar el —inevitable— paso, tenemos una sorpresa para ti: existen ayudas para la digitalización de las empresas en España. 

El objetivo es que tanto PYMES como autónomos puedan avanzar y mejorar sus procesos de digitalización e implementación de la tecnología. 

Además, ofrecen asesoramiento para guiarte a través del proceso. 

Podrás optar a ayudas por parte tanto del gobierno central como de las propias comunidades autónomas. 

Así que si vives en España y quieres digitalizar tu empresa, ya no tienes excusas para no hacerlo.